Nueve errores comunes al enviar un e-mail de trabajo

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El e-mail es una herramienta infalible dentro de las empresas. No solo facilita la comunicación, sino que también optimiza los procesos, permitiendo que la distancia no sea un obstáculo.

Sin embargo, a veces resulta difícil dominar la comunicación escrita, de ahí la importancia de preocuparse de aspectos como la redacción y ortografía.

Aquí te damos una lista con los errores más comunes al escribir un correo:

  1. Olvidar el saludo o la despedida. Si omitiste el saludo, comenzaste mal una negociación o solicitud, ya que da la sensación de que tu actitud es muy severa y estricta. Si olvidaste despedirte, puedes resultar déspota y poco respetuoso.
     
  2. Excesivamente pomposo. Recuerda que el secreto está en el equilibrio. No exageres con tecnicismos o formalismos, ya que puedes alejar al receptor en vez de acelerarlo.
     
  3. Mantén la formalidad. Recuerda que estás en el trabajo y todos los e-mails respaldan los procesos o decisiones laborales. Conserva la formalidad que exige un contacto profesional y la accesibilidad de un lenguaje cercano.
     
  4. Reglas ortográficas. Descuidarlas deja al descubierto el nivel educativo de las personas y la falta de dedicación. Una excelente ortografía es sinónimo de calidad y credibilidad profesional.
     
  5. Entrar en detalles personales. A nadie le importa si peleaste con tu pareja o si tu hijo hizo un berrinche. Los asuntos profesionales deben ser resueltos de igual manera.
     
  6. No resuelven conflictos laborales. Todos los conflictos deben ser resueltos cara a cara. Recuerda que el e-mail es solo una alternativa. Además, solo lograrás generar más malos entendidos y un mal clima laboral.
     
  7. No respondas con copia a todos. Que un correo esté dirigido a varias personas no significa que debas copiar a todos tus repuestas. Hazlo solo en casos que ameriten ser tratados de manera conjunta. En los correos de trabajo es importante que no haya un historial enorme de un solo correo.
     
  8. Escribir todo en la misma línea. Debes cambiar de línea cuando cambies de tema, incluyendo el saludo. De esta manera, el contenido será más claro para el receptor y resultará más fácil de recordar.
     
  9. Usar abreviaturas o emoticones. En ocasiones, el emisor que quiere que el receptor entienda que está satisfecho o conforme con una decisión tomada añade una cara feliz al texto. Sin embargo, esto resta seriedad al contenido y da una mala imagen de la persona que se encuentra al otro lado de la pantalla.

 

Fuente: Publimetro

 

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