Las oficinas flexibles incrementan un 15% la productividad de las empresas

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MADRID- El espacio de trabajo importa, y mucho, en los resulta­ dos de las empresas. No sólo condiciona los niveles de productividad y exprime al máximo el rendimiento de los empleados, sino que favorece el ahorro eco­ nómico y supone un imán para la captación de talento. En pleno apogeo de la revolución tecnológica, cuyas consecuencias serán incluso más significativas que las de la  Revolución  Industrial,  el «Workplace» se trata de un aspecto fundamental para adaptarse a los actuales entornos. La crisis presenta problemas nuevos, ante los que se aplican soluciones antiguas. Hoy en día asistimos a un cambio de paradigma, en el que tanto clientes como emplea­ dos quieren vivir experiencias.

Como efecto de la imparable transformación de la que somos testigos, se está produciendo un inoportuno desaprovechamiento de los espacios de trabajo. La mitad de los puestos tradicional­ mente asignados, incluidos los despachos, está permanente­ mente sin ocupar. Sin embargo, la mayoría de las empresas sufre una falta de espacios colaborativos o de ocio, capaces de impulsar la prosperidad de los negocios. De ahí, la importancia de implantar oficinas flexibles que, más allá de una moda pasajera, empiezan a ser demandadas por muchos empleados para dar rienda suelta a su creatividad o poder concentrarse por completo. Además de reducir los metros cuadrados y crear una retahíla de tipologías distintas, los espacios de   trabajo flexibles permiten ahorrar entre un 30 y un 40% los costes operativos de las compañías. Para desgranar las oportunidades que brindan los nuevos «Workplaces», y debatir sobre sus métodos de implementación, cinco expertos de reputadas empresas se reunieron en una mesa redonda que, bajo el título de «El espacio corporativo como vehículo de la transformación en las empresas», se celebró el pasado viernes en LA RAZÓN.

La comunión entrevida laboral y personal reivindica la necesidad de establecer oficinas flexibles. No obstante, conllevan incertidumbres, que constituyen un riesgo. Partidas depingpongtrasintensas reuniones o echar unas canastas para hacer un breve descanso en mitad de la jornada laboral pue­ den tener unos resultados sorprendentes. Gracias a las nuevas oficinas flexibles, los empleados pierden su espacio en propiedad, pero ganan el acceso a otro tipo de emplazamientos y mejoran su funcionalidad. De hecho, los expertosinstan a fomentar la cooperación en las instalaciones de las empresas. Francisco Vázquez, presidente  del  Grupo  3g  office, destacó que en un 90% de los casos analizados  las  plantillas   están mucho más contentas trabajando en espacios interactivos. Vázquez se encarga de realizar diagnósticos de las empresas para diseñar espacios atractivos de trabajo que ayuden a solventar sus necesidades. «Las oficinas flexibles captan talento porque las personas más capacitadas demandan esa modalidad de espacios», agregó. Y es que los «cerebritos» son alérgicos a los grilletes que se ponen en las oficinas tradicionales. Asimismo, el presidente de 3g office expuso algunos datos que demuestran el relevante impacto de estos espacios, como el incremento del 15%, de media, de la productividad de las empresas que llevan a cabo su «mutación». De los 15 metros cuadrados que se destinaban a cada empleado, las oficinas flexibles posibilitan dedicar seis. En el mismo sentido, reduce a la mitad el gasto económico invertido encada trabajador. Si bien sólo el 5% de las empresas españolas tiene espacios flexibles, el porcentaje en Reino Unido escala hasta el60%, y en Holanda, en torno al 80%.

La transformación de las oficinas resulta irrefutable, y el proceso debe ir acompañado por una «metamorfosis» de los espacios. Vázquez aventuró la muerte delos lugares de trabajo tradicionales y animó a todos los empleados a involucrarse para que sea una auténtica revolución, y no un simple cambio de apariencia. «En el futuro, inevitablemente, todas las oficinas serán flexibles, ya que las empresas, a mayor o menor velocidad, se están transformando. La mayoría de las compañías de!Ibex 35 está en ese camino, a pesar de que unas se encuentren más avanzadas que otras». Aun así, las pymes continúan al frente del trabajo flexible por cuestión de supervivencia y gracias a que no deben derribar tantas barreras.

No asignación de puestos

Pese a que el prototipo de oficina perfecta no exista, debido a que el concepto de espacios flexibles concierne una gran flexibilidad – valga la  redundancia-, Vázquez afirmó que el modelo preferido es el de puestos no asignados, y que en la actualidad la tendencia es a establecer la mitad de espacios abiertos y la otra mitad, cerrados. Tras el «boom» que tuvieron los abiertos, se están volviendo a cerrar para garantizar la privacidad. El presidente de 3g office lo equiparó  a  la  carta  que  ofrecen  los restaurantes. «Periódicamente hay que analizar qué platos tienen salida y cuáles no», dijo.

«El lugar de trabajo se está convirtiendo en la gran palanca de transformación cultural». Jaime Martínez, director de Cultura Corporativa y Desarrollo de Personas de Repsol, reconoció que la nueva concepción del espacio de trabajo ha servido para mejorar la productividad de las empresas. También aprovechó su intervención para plantear un desafío, relacionado con promover la colaboración de la gente. «Estamos introduciendo programas para buscar equipos de alto rendimiento, a través del "coaching" sistémico». Martínez considera que la crisis es una oportunidad para hacer las cosas mejor, y que «la humanidad no se mueve hasta que no lo ve necesario».

Más allá de las culturas rígidas y presencialistas, los «smartphones» y tabletas suponen oficinas móviles. Lejos de la dificultad de trasladar las herramientas tradicionales, los nuevos artilugios permiten trabajar desde cualquier lugar. Así, la flexibilidad se encuentra en el ADN de las nuevas tecnologías. Blanca Gómez, directora de Recursos Humanos de Microsoft España, destacó que «el lugar de trabajo lo dicta la agenda. Mi oficina está donde yo me encuentre. La gestión de las plantillas debe hacerse des­ de la confianza». Además de mejorar la productividad y sacar el máximo rendimiento a los empleados, las oficinas flexibles alientan el nivel de compromiso. Gómez remarcó que «la flexibilidad es lo que más valoran los empleados. Cuanto mayor sea, se trabaja más y mejor». En este con­ texto, admitió que entre el 50 y el 80% dela plantilla de Microsoft en España opera desde fuera del espacio tradicional de oficina, y que el 80% de las oficinas está pensado como lugar de encuentro entre empleados. La fusión de las relaciones laborales con la tecnología es de vita l importancia. Ante la falta del control  presencia l  que ejerce un jefe, la fiabilidad y con­ fianza  en  los  empleados  resulta crucial. No obstante, el desempeño por objetivos es hoy en día más importante que nunca.

Los laboratorios farmacéuticos también han dado el paso hacia la conversión de sus oficinas. Alfonso Mostacero, director ejecutivo de Recursos Humanos de MSD para España y Portugal, sostuvo que su empresa aspira a convertir el cáncer en una enfermedad crónica, para lo que necesitan generar redes virtuales externas, así como hacer sentir a los empleados que son importantes. «Hay que adaptarse para eliminar lo superfluo y aumentar el valor añadido. No hay persona l infiel, sino compañías poco atractivas», señaló Mostacero, mientras mantuvo la idea de que el valor hay que generarlo  tanto  para  el  cliente como para los empleados.

¿Se deben adecuar las compañías a los espacios de trabajo,  o viceversa?

Ante la falta de Los empleados son los responsables de la sostenibilidad de una empresa. Beatriz Lara, directora de Transformación Corporativa de BBVA, aseguró que «la transformación nace y se hace con los empleados. El proceso no es trivial. Lleva  su tiempo porque en el fondo es un cambio cultural». En este sentido, encomendó a la vigilancia y el respeto por las legislaciones de cada país.

Lara garantizó que BBVA será el primer banco verdaderamente digital, y que ya ha comenzado su tránsito hacia la transformación.

«Si queremos hacer banca de forma distinta, debemos comunicar ­ nos con los empleados de manera diferente», puntualizó. Y agregó que «la revolución tecnológica nos va a transformar incluso más que la Industrial. La flexibilidad no sería posible con la organización de antaño». El espacio laboral in­ fluye en los empleados y supone Lma palanca para el cambio. Lara animó a digitalizarlo todo. «Hay que colaborar dentro dela empresa. El competidor está fuera».

Actualizarse o morir. El mundo ha cambiado y hay que adaptarse. La realidad de la calle va por delante de las empresas, mientras la regulación laboral continúa incentivando el presencialismo. Los bares pueden convertirse en oficinas lúdicas, donde los «freelance» desempeñan su labor con café en mano y «gadgets» conectados.

 

 

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