¿Cómo gestionar las vacaciones de los trabajadores?

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Empieza el año, el recuerdo de la Navidad cada vez es más lejano y llega el momento de pensar en las vacaciones del  2019.

En empresas más pequeñas ponerse de acuerdo en cuanto a los días libres de cada empleado puede resultar sencillo, pero cuando se llega a un determinado número de empleados, cuadrar las vacaciones puede llegar a convertirse en un martirio.

Por eso antes de que el departamento de Recursos Humanos se vea abrumado con todas las peticiones de vacaciones. A continuación, algunas recomendaciones a la hora de gestionar las vacaciones de tus trabajadores:

  1. Conocer el orden de prioridad

Como hemos comentado alguna vez, en las empresas suele existir cierto sistema de prioridad o criterio por los cuales unos empleados pueden pedir sus vacaciones antes que otros o en su defecto, servir para que la empresa pueda tomar una decisión en una situación de conflicto. Estos criterios pueden basarse, por ejemplo, en:

  • Empleados con hijos. Muchas empresas, para favorecer la conciliación familiar de sus empleados, favorecerán a esos trabajadores con hijos en edad escolar a la hora de pedir sus días libres para que puedan acomodarlas a las vacaciones escolares.
  • Antigüedad en la empresa. Aquellos trabajadores que más tiempo llevan en la empresa son los primeros en escoger, una manera de compensar la fidelidad del trabajador.
  • Sistema rotativo. Uno de los sistemas más justos, ya que los empleados siempre tendrán la oportunidad de ser los primeros en elegir.

Los empleados deben conocer este funcionamiento para que puedan adaptarse y organizarse, y evitar así malos entendidos posteriores y ambientes de trabajo tensos.

2. Conocer lo que establece cada convenio y contrato

Al igual que cada convenio especifica los días mínimos de vacaciones del empleado adherido, también pueden especificarse, de ser necesario, fechas en las que un empleado no podrá pedir vacaciones.

De igual manera, la empresa puede establecer un periodo de tiempo en el que por previsión de un alto volumen de trabajo, sea necesario que todos los empleados se encuentren desempeñando su función, o por lo contrario, por cierre de la empresa al completo, sea obligatorio realizar las vacaciones en esas fechas.

Sea cual sea la situación, esta información debe aparecer en el contrato, el empleado debe conocerla, y por supuesto también el responsable de Recursos Humanos.

3. Usar un programa de Recursos Humanos para la gestión de las vacaciones y ausencias

Muchas empresas se valen de complicadas hojas de excel para planificar los días libres de sus empleados. A primera vista puede resultar una buena idea, pero a largo plazo esto resulta insostenible.

Para empezar el calendario debe ser creado desde cero para que se adapte a las necesidades propias de cada empresa, algo que consume gran cantidad de tiempo y requiere unos conocimientos técnicos que no todo el mundo posee.  Luego, este tipo de plantillas pueden quedar obsoletas rápidamente si no se actualizan con una alta periodicidad y si existe más de una pueden surgir problemas fácilmente.

Lo mejor para optimizar el proceso de gestión de ausencias es contar con un software de RRHH que permita la automatización del proceso de petición de vacaciones tanto para el empleado como para el responsable de recursos humanos.

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