Software para RRHH: La clave para apuntalar el rol estratégico de Recursos Humanos

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Claudia Cañas
Gerente de la solución CRM
SAP Latinoamérica
Mariano Ghidinelli
Gerente Comercial
Meta4
Manuel Behar
Gerente General
OFISIS
Roberto Ordoñez
Gerente
KACTUS-HR

 
Importancia

Más que un elemento clave, las soluciones para el área de recursos humanos ahora se están volviendo, prácticamente, en imprescindibles, especialmente en las medianas y grandes empresas, pero también en las pequeñas. Su implantación está acelerando y profundizando un cambio notable en el rol del área de recursos humanos.

«La tecnología aplicada a atender las necesidades del área de recursos humanos apalanca la transformación del rol de esta área: de operativo a estratégico, al posibilitar el autoservicio de los empleados y gerentes por un lado, e incorporar herramientas de gestión tales como tableros de comando y simuladores de planificación», considera Claudia Cañas, Gerente de la solución CRM en SAP Latinoamérica.

Sin duda, permite gestionar de manera global todos los procesos del área de recursos humanos, como la evaluación de desempeño, selección, capacitación, la planilla, etcétera.

«Se puede entonces agilizar y gestionar todas las tareas del área de recursos  humanos de manera global para alinearlo con la estrategia del negocio», manifiesta Mariano Ghidinelli, gerente comercial de Meta4.

Su carácter imprescindible radica en que, en la actualidad, administrar al personal sin una solución automatizada en una empresa mediana o grande es prácticamente imposible. «Y no nos referimos solamente al manejo de la planilla, sino a los diversos temas que implica la gestión humana en las organizaciones», afirma Manuel Behar, gerente general de OFISIS.

Particularmente, en lo que concierne a la planilla, el manejo en forma manual en una empresa de más de 100 trabajadores es casi imposible, ya que ello implica un sinnúmero de cálculos, como CTS, vacaciones, descuentos, bonificaciones, consideraciones legales y tributarias, etcétera. Pero, no solo la planilla, sino las diversas aristas que conforman la gestión humana, ahora pueden desarrollarse con mucha mayor fluidez y eficiencia a través de las soluciones especializadas. Sin duda, la abundante y compleja información que requieren los diferentes procesos de la gestión de personas puede ser mejor aprovechada y procesada con ayuda de la tecnología.

Soluciones básicas

En el mercado local lo que más abunda son las soluciones para el manejo de la nómina, que tienen como principal virtud acelerar de manera excepcional el cálculo relacionado precisamente a la planilla de las empresas.

Según Roberto Ordoñez, gerente de KACTUS-HR, muchas de las grandes empresas todavía recurren a hojas de cálculo para realizar operaciones relacionadas a la gestión de personas. «Hay que resaltar que las hojas de cálculo solo sirven para realizar cálculos, ellas no gestionan información. Por lo tanto, esa información no es confiable y no se puede implementar una estrategia en base a ella», advierte Roberto Ordoñez.

Por el contrario, un software especializado en nóminas brinda estadísticas confiables y permite analizar múltiples variables de forma simultánea.

Software de gestión

Ahora, en cuanto a las soluciones que abordan la parte soft de la gestión de personas, la oferta de éstas es considerablemente menor en el mercado local. Estos productos de software abordan la gestión de personas en sus diversas dimensiones y, generalmente, se ofrecen de forma modular. Así, están los módulos que se orientan a los procesos de selección y reclutamiento, a la evaluación de competencias, capacitación, salud ocupacional, clima laboral, etcétera.

«Una solución integral está conformada por distintos módulos, y la ventaja es que trabajan de manera global e interactuando entre sí», explica Mariano Ghidinelli. Por lo tanto las empresas pueden adquirir progresivamente los módulos acorde a sus necesidades.

Lo interesante de estos sistemas de recursos humanos es que son muy flexibles y se puede adaptar a las particulares necesidades de cada cliente.

«El software es muy flexible y se adapta perfectamente al tamaño, necesidades y particularidades de cualquier empresa, no solo en lo que concierne la parte hard de la gestión de personas, sino también en la parte soft. Además se puede adaptar a la idiosincrasia de cada país o empresa», considera Mariano Ghidinelli.

Funcionamiento

Pero, ¿cómo funcionan? Por ejemplo, si un gerente de una sucursal de una compañía requiere contratar una persona, solo tiene que ingresar la solicitud y el software, de forma automática, va guiando paso a paso el proceso de selección. El sistema mismo cuenta con procedimientos para filtrar la información, de esta manera miles de hojas de vida son revisadas de forma sistemática y automatizada, para finalmente arrojar una lista con los candidatos relevantes.

Ahora, las soluciones más vanguardistas son las que exponen funciones propias del área en dispositivos móviles, por ejemplo aquella en la que un gerente autorice un pedido de vacaciones desde su BlackBerry, iPhone o cualquier otro terminal.

«Asimismo, están las soluciones que integran herramientas de análisis en tiempo real como las de Planificación Estratégica de la Fuerza Laboral o los Tableros de Comando específicos para medir indicadores clave de Recursos Humanos», añade Claudia Cañas.

Como se puede apreciar, las principales virtudes son el ahorro de tiempo en los procesos y en la obtención de información vital para la toma de decisiones.  «De esta forma, el personal de recursos humanos que tradicionalmente dedicaba el 80% a realizar cálculos y a obtener información que se pueden obtener de manera automatizada, ahora puedan dedicar ese 80% a analizar cómo la gestión de personas puede agregar más valor a la compañía», manifiesta Roberto Ordoñez.

La oferta

Algunas empresas, como SAP, orientan sus soluciones para dos grandes grupos de necesidades. En primer lugar,  las que tienen que ver con aquellos procesos centrales como administración de personal, gestión de organizaciones, control de tiempos y nómina y, en segundo lugar, las que giran alrededor de la gestión del talento: reclutamiento, evaluación de desempeño, plan de carrera y sucesiones, desarrollo, y capacitación.

«Las mayores ventajas tienen que ver con la integración transversal entre ellas y la posibilidad de hacerlas disponibles en distintos entornos de consumo, según el perfil de los diferentes usuarios: desde autoservicios web, kioscos, dispositivos móviles, documentos interactivos, correo, agenda, etc», refiere Claudia Cañas.

Meta4, por su parte, dispone de un software de gestión de Recursos Humanos (RR.HH.) y otro de ge

stión de Nómina, para compañías de todos los tamaños y complejidades, tanto públicas como privadas.  «Ofrecemos un producto world class, una aplicación integral que soluciona no solo el día a día de la planilla, sino todas las necesidades que implica la gestión del capital humano», asegura Mariano Ghidinelli.

En el caso de Ofisis, cuentan con un sistema de información empresarial conocido como ERP, que cubre todas las áreas de una organización, entre ellas el área de recursos humanos.

Manuel Behar recomienda a las empresas que cuando adquieran una solución en particular para el manejo de la planilla, es importante que se aseguren que el software se adecúe a las normas legales, pues la legislación peruana es muy sui generis, y a la idiosincrasia y la forma en que se trabaja la gestión de personas en el Perú.  «Los sistemas que nosotros comercializamos e implementamos son desarrollados por nosotros mismos, todo lo hacemos directamente», subraya Behar.

En lo que concierne a KACTUS-HR, entre la amplia variedad de módulos que constituye la solución  que ofrece, se puede señalar: reclutamiento y selección, análisis de cargo/estructura organizacional, hojas de vida, gestión de desempeño, formación y desarrollo, salud ocupacional, entre otros.

Implementación y costos

El tiempo que toma la implementación es variable y depende del tamaño y la complejidad de la empresa. Según Manuel Behar, implementar el módulo de planilla pude tomar entre 7  y 15 semanas.

«Una implementación típica de una empresa mediana puede durar 7 semanas. En cuanto a los productos de software de gestión humana, el tiempo es de alrededor de 4 semanas, y se puede realizar en paralelo o de forma secuencial», detalla Manuel Behar. Sin embargo, en el caso de otras soluciones la duración suele ser considerablemente mayor, inclusive puede extenderse a más de un año.

Por otro lado, el grado de complejidad y el tamaño de la empresa son las variables que determinan el costo de estas soluciones, y está vinculado a la licencia y cantidad de empleados.

«En la modalidad in house, generalmente se realiza una cotización considerando la cantidad de empleados procesados. En el caso de alquiler del software, el cliente paga un fee inicial y se establecen regalías mensuales», explica Mariano Ghidinelli.

Por su parte, Manuel Behar estima que para una empresa mediana puede implicar un monto alrededor de los 10 mil dólares, mientras que para una grande el costo puede bordear los 50 mil dólares.

Considerando las enormes ventajas  en cuanto a ahorro de tiempo y mejora en la eficiencia, Roberto Ordoñez considera que se trata de una inversión muy rentable.

Recomendaciones

Muchas empresas suponen que con la implementación de estas soluciones van a ver resueltos todos sus problemas, como si se tratara de una solución mágica, pero, en realidad, no es así.

«Aunque estos sistemas son herramientas que incorporan las mejores prácticas y procesos de negocios, es imprescindible que antes de implementarlo la empresa ordene y defina su política de recursos humanos, de tal manera que una vez implementado, todos los procesos se desarrollen de manera eficiente», aconseja Manuel Behar.

Por eso, para Mariano Ghidinelli es fundamental que el área de recursos humanos defina claramente qué es lo que desean conseguir con una herramienta de este tipo. Eso le va permitir a la empresa evaluar la solución con más precisión.

Roberto Ordoñez recomienda a las empresas comenzar adquiriendo una solución de planillas, y luego optar por otros módulos. «Para ir avanzando en los módulos es vital tener un control y manejo estratégico de la gestión global de personas», añade Ordoñez.

Asegurarse que la capacitación que reciba el personal de recursos humanos sea total, es muy importante al momento de adquirir estas soluciones.

«Muchas empresas de software prometen instalaciones y un determinado tiempo, pero luego lo extienden más, incrementando los costos. Hay que tener cuidado con eso al adquirir un software»,  advierte Roberto Ordoñez.

Por su parte, Claudia Cañas considera que al momento de tomar un decisión es importante tener en cuenta varios factores: disponibilidad de una solución localizada para el Perú, ecosistema de socios capaces de implementar la solución, calidad de soporte post venta, inversión en investigación y desarrollo.

Asimismo, asegurarse de contar con el apoyo de los niveles más altos de la organización es clave, porque el proceso de incorporación del software va a demandar tiempo en la etapa de capacitación, y es crucial que todo el personal de recursos humanos participe.

Demanda creciente

La expansión económica del país en los últimos años ha  conllevado, a su vez, a un crecimiento empresarial, tanto en número de empresas como de tamaño de las mismas. Ese fenómeno es la principal fuente de crecimiento de la demanda de estas soluciones, particularmente de las soluciones para operar la planilla.

Adicionalmente, en el caso de los productos de software que apuntan a la parte soft de la gestión de personas, el mayor interés de las organizaciones que ahora exhiben por este tema, está brindando un impulso adicional. Tal es así, que la demanda por estas soluciones ha crecido notablemente en los últimos dos años.

«El interés de las empresas es por soluciones enfocadas a atraer y gestionar el talento que existe dentro y fuera de las organizaciones», estima Claudia Cañas. Para la ejecutiva de SAP, las empresas peruanas están a la vanguardia en la adopción de ciertas tecnologías y tendencias, debido a que la función de Recursos Humanos ocupa un rol relevante y estratégico en las compañías peruanas.

Eso contrasta con lo que se veía hace 10 años atrás, cuando la demanda por soluciones para la gestión humana era exigua. En los últimos años eso ha cambiado en forma extraordinaria.

Teniendo en cuenta los sectores, las empresas que demandan estas soluciones provienen de todos los rubros, como del sector financiero, industrial, minero, retail, manufactura, etcétera.

A todo ello hay que agregar el creciente interés del sector público por este tipo de herramientas. «Todavía el sector privado le saca muchos cuerpos de ventaja en cuanto a la implementación de estas soluciones, pero ya el sector público también está invirtiendo más hoy día en software de gestión humana», comenta Manuel Behar.

Por el lado de la oferta, las empresas nacionales que ofrecen estas soluciones se han venido consolidando en el mercado; pero la notable expansión de la demanda además ha atraído a nuevos actores, que son básicamente empresas transnacionales que vienen a competir con sus soluciones propias.

No solo grandes y medianas

La demanda de las pequeñas empresas, casi en su totalidad, son por soluciones para la planilla, pues su mayor preocupación es cumplir con todos los requerimientos legales y tributarios.

«Sin embargo, en la actualidad ya se percibe un cambio, pues poco a poco las pequeñas empresas están solicitando soluciones para una gestión que va más allá de las planillas», asevera Manuel Behar.

Existen modalidades que se puede acomodar a las necesidades de las pequeñas empresas como es el alquiler del software, que permite ahorrar la inversión y el mantenimiento.

«En nuestro caso, el servicio se denomina SaaS, está orientado a empresas con menos de 500 empleados, pero también es contratado por las grandes empresas», asegura Mariano Ghidinelli.

Futuro

Conforme las empresas continúen apreciando más las enormes ventajas que conlleva enfocarse en la gestión de personas, aquellas herramientas orientadas a mejorar tales procesos se irán incorporando rápidamente en las organizaciones.

«Mientras que las empresas que ya “ordenaron” las funciones centrales crecerán en aplicaciones vinculadas a la gestión del talento, crecerá la adopción de autoservicios hacia aquellos empleados no informatizados (mediante soluciones soportadas en Kioscos por ejemplo)», proyecta Claudia Cañas.

La creciente demanda de parte del sector público es otro elemento que va apuntalar la demanda. En este sentido, qué duda cabe que las soluciones informáticas dirigidas a la gestión de personas continuarán consolidándose como un instrumento irremplazable.

Por último, hay que recalcar el verdadero alcance de esta herramienta, pues no solo implica un ahorro en temas operativos y costos directos, sino que su alcance va mucho más allá, pues hace posible que las personas del área de recursos humanos desplieguen toda su capacidad para concentrarse en lo verdaderamente vital: la tarea de cómo agregar y contribuir a la generación de valor a través de la gestión de personas. En suma, tiene un impacto profundo en los resultados de la organización.

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