Outsourcing de nómina: una expansión que se acelera

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Carlos San Román Orams
Director General
Adecco
Cristian Ramírez
Gerente Comercial
Soluciones Payroll
Rocco Solimano
Gerente General
People Outsourcing

 
El auge del outsourcing -o tercerización- es un fenómeno global que está siendo rápidamente acogido en el Perú. Como concepto general, el outsourcing consiste en contratar y delegar procesos a un proveedor especializado, por lo tanto en lo que se refiere a la nómina es la tercerización de los procesos relacionados al pago de la planilla.

A través del outsourcing de nómina, entonces, las empresas se despreocupan de todos los procesos de la planilla -como el tratamiento, cálculo y manejo en general de la nómina-, al dejarlo en manos de una firma especializada. «Además, a través de la tercerización la empresa no tiene, por ejemplo, que preocuparse de actualizar o introducir cambios referidos a las reformas laborales, los temas tributarios, etcétera», manifiesta Cristian Ramírez, gerente comercial de Soluciones Payroll.

Por su parte, Carlos San Román Orams, Director General de Adecco, destaca que a través de este servicio la empresa obtiene una mayor eficiencia en la gestión de la nómina sin que pierda el control, la confidencialidad y la flexibilidad de la operación.

Beneficios

Son muchos los beneficios que proporciona la tercerización de la planilla. Como en todos los procesos de outsourcing, permite a la empresa enfocarse en su core business. «Sin duda, ésta es  una razón importante por la cual cada vez son más las empresas que optan por tercerizar el proceso de elaboración de sus nóminas, ya que les permite enfocarse en aquellas actividades distintivas que aportan mayor valor a su organización y con ello, ser más competitivas» manifiesta Rocco Solimano Liceti, Gerente General de People Outsourcing.

Y es que el manejo de la nómina no genera valor a ninguna compañía, excepto a las que se dedican a brindar el servicio de outsourcing.

La reducción de costos es otra virtud. «Porque gracias a la economía de escala que consiguen las empresas que brindan los servicios de tercerización, éstos pueden trasladar esos menores costos a las compañías que optan por el outsourcing», refiere Carlos San Román.

Y es que las firmas que prestan estos servicios pueden atender la planilla de varias empresas con una misma cantidad de personas y de infraestructura, consiguiendo así reducir sus costos promedios.

Asimismo, la empresa que toma el servicio obtiene importantes ahorros, según explica Cristián Ramírez. En efecto, libera a su personal de la elaboración de la planilla, ahorra espacios físicos, infraestructura tecnológica y demás gastos. «Igualmente, se evitan gastos de contar con un servidor, comprar un software y desarrollar sistemas de seguridad o respaldo de la información», asevera Cristián Ramírez.

Por otro lado, las áreas que se liberan de los procesos de la planilla dentro de la organización pueden ser avocadas a funciones más específicas y estratégicas.

Para cualquier empresa

En opinión de Rocco Solimano, el outsourcing de planilla es aplicable a distintos tipos de organización, independientemente de su tamaño, sector o giro de negocio. «Es un servicio que se adapta fácilmente a cualquier tipo de empresa de manera ágil, segura y confidencial, permitiéndole minimizar costos operativos y adecuarse inmediatamente a los cambios en materia laboral y tributaria», asevera el ejecutivo de People Outsourcing.

Algunas inclusive recurren al outsourcing de nómina cuando apenas han ingresado a un mercado, debido a que necesitan estar muy enfocados en esta etapa.

Ayuda mucho también a las empresas que poseen áreas de Recursos Humanos bastante pobladas, las agiliza y, asimismo, les permite enfocarse en tareas más estratégicas, como capacitación, retención del talento, desarrollo de liderazgo, etcétera.

Sus amplias bondades han hecho que recurran a ella empresas de toda índole y tamaño, como se aprecia en el hecho de que las firmas de outsourcing procesan la planilla de empresas desde menos de 50 trabajadores hasta más de 1000 colaboradores. Pero, ¿cómo funciona realmente?

El proceso

«Ceder el manejo de la planilla a un tercero implica que éste reciba información de horas extras y de las asistencias para proceder luego con el pago de las remuneraciones, sean éstas fijas o variables. También implica el cálculo de la provisión de los derechos y beneficios de los trabajadores, así como los aportes de ley», anota Rocco Solimano.

Ahora, en lo que se refiere al proceso de adopción del outsourcing de planilla, se puede distinguir tres etapas. La primera es la implementación, en la que la empresa de outsourcing asimila todo lo referente al proceso de la nómina de la empresa cliente, a la vez que ésta transfiere información a la primera para que pueda generar una base de datos.

Es preciso estandarizar las normas de comunicación entre la empresa de outsourcing y su cliente en aspectos de cómo éste debe enviar la información y cómo aquel debe enviar los reportes.

«Luego, en una segunda fase, se definen una serie de procesos, como los cronogramas de operaciones y de cómo se va a transferir la información del día a día. También se estructura la nómina para adecuarla a las disposiciones legales, contables y tributarias», explica el ejecutivo de Adecco.

De hecho, la aplicación se configura en simultáneo con el cliente. Finalmente, se realizan las pruebas del proceso para validar que todo esté funcionando correctamente.

El tercer y último paso está enfocado ya en las actividades cotidianas diarias, es decir el proceso mismo de generar la nómina en sí y la transferencia de toda la información de la empresa de outsourcing al cliente.

Se definen, generalmente, los hitos más importantes para un período de 12 meses, precisando los días en que corresponden los pagos, cuándo se tiene que enviar información al área de finanzas, a la gerencia general, etcétera.

Traspaso de información

Según explica Carlos San Román, en el traspaso de la información se pueden distinguir tres puntos. El primero es la entrega de la información al empleador de todo lo que son reportes gerenciales, los ratios, la planilla en sí, entre otros. En segundo lugar, están los reportes que se brindan a los trabajadores, como boletas de pagos, certificados de trabajo, etcétera, es decir todo lo que tiene que ver con el colaborador. Por último, está la información que se otorga a terceros como Sunat, Essalud, Ministerio de Trabajo, Sistema Privado de Pensiones, etcétera. Estos tres tipos de reportes se envían en paralelo.

Adicionalmente, Ramírez de Soluciones Payroll asevera que los clientes pueden ingresar al sistema a través de una plataforma de consulta mediante una clave y un usuario, lo que les permite verificar el proceso que están realizando y acceder a la información en cualquier momento.

Otro punto de comunicación es el portal web que, en el caso de Payroll, a través de éste los trabajadores pueden consultar toda la información relevante que previamente se ha definido con la empresa, como pueden ser reportes sobre boletas históricas de pago, certificados de impuestos, reporte histórico de vacaciones, entre otros, e incluso es posible realizar solicitudes a través de la web.

«Por ejemplo, el colaborador puede enviar una solicitud de vacaciones, que tendrá que ser aprobada o no por la empresa. En realidad, el portal ayuda mucho a facilitar la comunicación entre los colaboradores y la empresa», explica Cristián Ramírez.

Seguridad

Para garantizar la continuidad del servicio, las principales empresas de tercerización de nómina desarrollan sistemas de seguridad.

En el caso de Adecco, Carlos San Román sostiene que pueden operar la nómina de sus clientes desde distintas partes del Perú, porque cuentan con servidores distribuidos geográficamente y bien resguardados.

«Tenemos planes de contingencia para enfrentar cualquier eventualidad, no solo para asegurar la continuidad del servicio, sino también para garantizar la seguridad de la información y documentación de nuestros clientes», añade Carlos San Román.

Por su parte, Cristián Ramírez, refiere que en Soluciones Payroll poseen un data center local, en sus oficinas, el cual a su vez está replicado en dos data center más: uno en la Argentina y otra en Chile. «Eso nos permite ofrecer un servicio continuo y respaldar la información que manejamos de nuestros clientes», asevera Cristián Ramírez.

En efecto, es fundamental que las empresas de outsourcing cuenten con sistemas de respaldo y custodia de toda la información de la nómina, tanto de los documentos físicos como electrónicos. Las empresas serias que ofrecen estos servicios de tercerización, en general poseen esos sistemas de seguridad.

Tiempo de implementación y costos

El tiempo que dura la implementación es bastante variable, está en función de varios elementos como, por ejemplo, de la complejidad de la nómina de la empresa, de la cantidad de colaboradores con que cuente y de la calidad de la información que tenga la empresa.

Sucede a veces que al momento de tercerizar la empresa no está todavía en condiciones de entregar su información, ya sea porque no la tienen o la que tienen es de muy mala calidad. Por lo tanto, es imprescindible un reordenamiento y limpieza de la información. Si la empresa tiene procesos simples y una información bastante ordenada, la implementación va a ser bastante rápida.

Ahora bien, los costos que tiene que afrontar la empresa que recurre a los servicios de tercerización están relacionados a la duración de la implementación, es decir, depende de factores que ya hemos señalado como el número de trabajadores, cantidad de procesos mensuales, calidad de la información, entre otros.

No es lo mismo realizar una planilla que implique solo un proceso al mes que llevarlo a cabo semanalmente. Va a depender, asimismo, de qué tanta información se va ingresar mensualmente a la nómina o si existen muchas variables que hay que ajustar mensualmente, como horas extras, por ejemplo.

La tecnología ayuda a que los costos se reduzcan. Por ejemplo si la empresa posee sistemas de tareo electrónico, solo requiere proporcionar a la firma de outsourcing un archivo electrónico, de lo contrario tendrá que ser ingresado esa información de forma manual y eso se reflejará en el precio que le cobre la empresa de outsourcing.

Costo beneficio

Ahora, la conveniencia o no de tercerizar se determina con un análisis costo beneficio. No se trata de comparar el valor del software de gestión de planillas versus el precio del servicio de tercerización, sino que la empresa tiene que incorporar todos los demás costos asociados de asumir directamente el proceso de la planilla. Requiere estimar los costos en términos monetarios y compararlos con el costo que conlleva la tercerización.

Por lo tanto, la empresa tiene que identificar cuánto gasto representa el personal que tiene destinado a la planilla, los costos de infraestructura física, software, etcétera. A la vez, por el lado de los beneficios, es preciso también añadir las bondades que hemos señalado de la tercerización.

Luego, si el resultado del análisis costo-beneficio es positivo, el siguiente paso es elegir entre las firmas de outsourcing que tengan un prestigio ganado en el mercado y que posean un soporte financiero bastante amplio. Esta recomendación es pertinente, porque existen empresas que con el propósito de aprovechar el crecimiento del mercado ingresan a la plaza ofreciendo estos servicios pero desparecen tan pronto como entraron.

«Es preciso señalar que no todo se reduce a un tema de cálculo de costos y beneficios, sino más importante aún, la empresa debe considerar la necesidad que tiene de enfocarse en sus procesos clave», aclara Carlos San Román.

Evolución

A nivel mundial el outsourcing de nómina está avanzando rápidamente, hecho que ha impulsado el auge de las empresas que ofrecen estos servicios. En nuestro país se está consolidando también una tendencia clara, en parte, empujado por esta ola global, y también por el fuerte crecimiento de la economía peruana. Es así que durante los últimos años cada vez más empresas han apostado por tercerizar el manejo de sus planillas.

«En un mundo globalizado, competitivo y tan cambiante como el de hoy, el mercado se mueve tan rápido que muchas veces el outsourcing de planilla más que una opción, es una necesidad», comenta Rocco Solimano.

Hasta hace unos 10 años atrás el outsourcing tenía una aplicación limitada, restringida solo a algunas áreas. Eso ha cambiado en los últimos cinco años, pues ahora su aplicación es mucho más amplia.

Como en muchos procesos de la gestión de Recursos Humanos, esta vez también son las empresas transnacionales las que han sido la punta de lanza en la adopción de esta práctica en el mercado local. A la fuerte demanda de las empresas transnacionales, ahora se están sumando muchas firmas locales, impulsadas fundamentalmente por la mayor competencia y por el fuerte dinamismo del mercado peruano, factores que están conminando a las compañías a enfocarse más en los aspectos más neurálgicos de sus negocios.

Mayor disposición

«En efecto, ahora las empresas locales están mucho más dispuestas a tercerizar su nómina comparado con años atrás. No solo las medianas y grandes, también las pequeñas empresas registran mayor interés», asegura Cristián Ramírez.

Por su parte, Carlos San Román constata que, efectivamente, más empresas están desligándose del manejo de la planilla (que usualmente está a cargo del área de Recursos Humanos) para enfocarse en aspectos más estratégicos.

Pero, la demanda de parte de las transnacionales también continúa expandiéndose con el ingreso de más empresas del exterior, quienes son atraídos por el vigoroso mercado peruano, y –como se ha señalado- son empresas que están más dispuestas a recurrir a la tercerización.

Considerando el tamaño de las empresas, las que exhiben más interés son las pequeñas y medianas (en términos de trabajadores), y, en menor medida, las grandes. Según nuestros entrevistados, las empresas que cuentan hasta con un poco más de 1000 trabajadores son las que más se han decidido por el outsourcing.

«El outsourcing de nómina ha calado mucho en el sector industrial, retail y consumo, pero se está expandiendo rápido en todas las demás actividades», considera Rocco Solimano.

Proyecciones

Si bien el mercado del outsourcing de planillas se ha expandido en los últimos tiempos, aún existe un amplio margen para crecer aún más. No solo el ingreso de nuevas empresas transnacionales constituyen una fuente importante de demanda, sino sobre todo el creciente interés de las empresas locales, configurando así un panorama realmente promisorio para los próximos años.

Hay que destacar también que conforme se ha expandido la demanda, la oferta ha respondido a ese estímulo, como se verifica en ingreso de más firmas que brindan estos servicios a la plaza local.

Sin duda el concepto de outsourcing de nómina está hoy en día más difundido, sin embargo, todavía en muchos casos las empresas que ofrecen estos servicios tienen que explicar a las empresas en qué consiste esta modalidad de tercerización. Pero, se espera que en unos años más el concepto esté totalmente asimilado en nuestro país.

«Indudablemente el outsourcing de nómina va hacerse más conocido y el mercado va seguir creciendo. Pero su evolución va depender también de cuán buenos profesionales seamos las empresas de outsourcing en brindar el servicio, pues es muy importante generar confianza para apuntalar el crecimiento», finaliza Cristián Ramírez.

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