Inducción laboral: Más empresas priorizan una rápida y efectiva integración de sus colaboradores

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Rocco Solimano
Gerente General
Grupo Solimano
Sergio Borasino
Socio
INAC Global Executive Search
Rossina Castagnola
Gerente de División Gestión Humana
Banco Falabella

 

Muchas empresas confunden la inducción laboral con la presentación formal del nuevo integrante a los demás miembros de la organización. Sin embargo, es mucho más que una bienvenida al colaborador. Sobre todo, es una etapa en que se transmite a éste mucha información sobre el rol que va a jugar en la organización y se le ofrece un panorama amplio y detallado de lo que es la compañía. Es también un momento clave para que la empresa pueda transmitir una buena impresión.

«En el plano laboral, y en la vida en general, no hay una segunda oportunidad para una buena primera impresión. Ahí la importancia de la inducción», grafica Rocco Solimano, Gerente General del Grupo Solimano.

Sergio Borasino, Socio de de INAC Global Executive Search, hace hincapié en que el propósito final de todo ese proceso es incorporar de manera efectiva a una persona dentro de una estructura o red ya existente.

«A las empresas les permite obtener el máximo desempeño de sus colaboradores nuevos y de manera muy rápida. Igualmente, no solo acelera el retorno sobre la inversión, también lo incrementa», expresa Sergio Borasino.

Y es que las personas requieren de tiempo para integrarse plenamente a una organización y empezar con su labor de forma efectiva. Pues necesitan contar con información y entender la cultura de la organización.

«La inducción es importante para conseguir una adecuación más rápida de la forma de trabajo y su cultura. Así, se constituye en un elemento motivador que se refleja en una mayor productividad», plantea Rossina Castagnola, Gerente de División Gestión Humana del Banco Falabella.

De ahí que, además de ser presentadas, a las personas que se van a integrar a la compañía, se les explica las diferentes áreas con las que va a interactuar, se les da a conocer, de forma detallada, su rol de funciones.

Igualmente,  refiere Rocco Solimano, se le proporciona información relevante sobre la organización, acaso todo lo que en el proceso previo de selección no se dijo, porque aún era confidencial.  Se le pone al tanto respecto de la misión, visión y valores corporativos, la historia de la compañía, sus planes de proyección. Es también una oportunidad para hacerle conocer qué espera de él la compañía.

«Lamentablemente, hoy la inducción es un proceso que en muchas organizaciones ha pasado a un segundo plano, pero es un elemento importante porque allí se configura la primera impresión acerca de la empresa», enfatiza Rocco Solimano.

Objetivos

Dependiendo de la posición, varía la información que se transmite en la inducción laboral. Para Sergio Borasino, el objetivo básico es lograr, en primer lugar, que el nuevo trabajador esté al corriente de cómo funciona la empresa y que conozca a las personas con las que va a interactuar.

«Una inducción más sofisticada podría tener objetivos más ambiciosos como lograr que el nuevo colaborador se sienta satisfecho al 90% con su nuevo rol, o que sus colaboradores logren ese nivel de satisfacción en cuanto a la gestión del nuevo trabajador en los primeros sies meses», manifiesta Sergio Borasino.

No debe ser un proceso rápido –para salir del paso– como muchas veces sucede. La duración de la inducción debería garantizar que la información que se brinda sea comprendida y asimilada por el nuevo integrante.

Rossina Castagnola, refiere que se puede identificar hasta tres etapas: pre inducción, día central y post inducción.

La pre inducción comprende desde el instante en que –tras el proceso de selección– la persona acepta la propuesta laboral que le plantea la empresa. Desde ese momento el individuo ya está integrándose en la empresa. «Es importante, en este punto, que la organización tenga previsto cómo realizar el cierre y qué información ofrecerle», comenta Rossina Castagnola.

Luego, se le puede invitar, si es el caso, mediante  un correo electrónico, a ingresar a la página web de la empresa para que revise un tutorial y vaya conociendo ciertos aspectos de la compañía.

Inclusive, en esta etapa es posible adelantar información que se da a conocer en la inducción principal (día central), para ganar tiempo y agilizar el proceso.

«Esta etapa es una oportunidad para explicar, igualmente, a las personas que se incorporan a la organización, sus deberes y derechos », opina Rossina Castagnola.

Día central

Ahora, en el día central que es cuando al nuevo integrante se le da la bienvenida formal, Rossina Castagnola, recomienda que esta sea lo más cálida posible y que esté enfocada en transmitir la cultura de la organización.

Dependiendo si es para una posición masiva o no, el proceso va a ser diferente. Para un cargo de gerente, en el día central se le presenta a su jefe inmediato, al gerente general y sus compañeros.

Este contacto formal tiene que estar bien dirigido y elaborado para que las personas puedan entender la cultura y los procesos más relevantes que va a tener a cargo. «Algo tan obvio, como ayudarlo a situar las áreas físicas (comedor, servicios higiénicos, salidas de emergencia) es imprescindible», enfatiza Rossina Castagnola.

Obviamente, cada rol de funciones es distinto uno del otro, pero hay aspectos transversales. «Por ejemplo, los valores, la misión, los servicios o productos que ofrece la empresa, deben ser conocidos por todos los colaboradores que se integran a la compañía. Luego de presentar los aspectos transversales, se pasa a la posición específica», sostiene Rocco Solimano.

Tras el día de la presentación formal, se puede designar a alguien para que, en los días y semanas siguientes, acompañe y resuelva las dudas o algo que no le haya quedado todavía claro al nuevo integrante (respecto del negocio, productos, cultura, etcétera). Según Rossina Castagnola, el período de seguimiento puede variar dependiendo del puesto.

Diferentes características

Existen varios tipos de culturas organizacionales y cada una puede generar un proceso distinto, hecha a la medida. «Adicionalmente, la inducción del Director Comercial será totalmente distinta a la del nuevo director de Contraloría, aunque se trate de la misma empresa», explica Sergio Borasino.

Para puestos de ventas, cajeros, operarios, en que generalmente los colaboradores ingresan en grupo a la organización, la inducción usualmente se aplica en conjunto. Porque son personas que comparten muchas características propias del puesto que van a ocupar.

En este caso, entre la pre y la post inducción, el proceso debería durar, según Rossina Castagnola, aproximadamente tres meses. Puesto que incluye el tiempo que toma a la persona desligarse de su anterior empleador, la formación en el puesto y el seguimiento.

La duración de la inducción respecto de la cultura de la organización, sin embargo, es similar para puestos masivos y no masivos.

Pero, es diferente en la fase de acompañamiento (para que el nuevo colaborador se asiente en el puesto). «Para un puesto ejecutivo ese tiempo es menor, porque generalmente la persona ya tiene una experiencia comprobada para la posición que va a ocupar», anota Rossina Castagnola.

Sin duda, para posiciones menos calificadas, el seguimiento es mayor, e incluso se mezcla con la capacitación que reciben estos colaboradores para cumplir sus funciones.

Procesos flexibles

A nivel ejecutivo el proceso es más flexible, aquí se hace más bien énfasis en los temas de estrategia y objetivos. Es frecuente que la información general sobre la empresa y la posición, en estos casos, se brinde en el proceso de selección.

No es inusual que el período central de la inducción dure más de un día. Rocco Solimano, señala que, por ejemplo, en las empresas multinacionales, puede prolongarse hasta cinco días. Pero no hay un tiempo específico. Para algunas empresas es suficiente una mañana.

Normalmente es el área de Recursos Humanos quién ejecuta el proceso de inducción laboral. En opinión de Rocco Solimano, también debería estar presente el gerente de la sección a la que se va a incorporar el nuevo colaborador, porque es esencial no solo explicar los temas de la compañía, sino también del área al que el individuo va a sumarse.

Dos ejemplos destacados pueden graficar con nitidez cómo se aplica esta herramienta en la práctica.

Grupo Solimano

En el Grupo Solimano, la inducción toma dos días. «La persona dentro de nuestra compañía no trabaja de forma aislada, sino tiene que interactuar con las demás personas y áreas. Por eso consideramos esencial el proceso de inducción», considera Rocco Solimano.

En este caso, el proceso, independientemente del puesto de la persona, es liderado por el área de Recursos Humanos. Pero, además, participa del área de Administración, Contabilidad y el área Comercial. Entre todos esbozan, para el colaborador, un panorama acerca de las funciones de cada área.

El primer día, en bloques de dos horas, al nuevo colaborador le facilitan la información de la compañía y le presentan al personal indicando quién es y el rol que desempeña cada uno en la empresa.

«Luego, con la ayuda de un editor de presentaciones, se explica todos los aspectos relacionados a nuestra empresa, como, por ejemplo, quiénes somos, qué hacemos, desde cuándo existimos, dónde tenemos oficinas, etcétera», detalla Solimano.

El segundo día, el colaborador se reúne con el gerente del área al que va a ingresar. Asimismo, en bloques de dos horas se aborda del tema de la posición y las funciones que va a desempeñar.

Banco Falabella

Acorde al puesto, en el Banco Falabella tienen inducciones masivas e individuales. «Para nosotros la inducción es una herramienta muy importante para conseguir la identificación del colaborador con la empresa», comenta Rossina Castagnola.

Así, por ejemplo, a los promotores que se incorporan a esta empresa, se les procuran toda información de la organización que sea relevante para ellos, a la vez que se deja manifiesto los temas culturales y los valores. Igualmente,  les dan a conocer todo lo vinculado con sus beneficios. «Luego, se refuerzan los tema de la dinámica organizacional, los procesos. Es decir, les ofrecemos una mirada holística de la organización», refiere Castagnola.

Actualmente, en el Banco Falabella están avocados en ampliar el período de inducción con el propósito de asegurarse que toda la información que se proporciona –que es abundante y muy importante– sea acogida por el nuevo colaborador. Asimismo, están enfocados en lograr una mayor participación de los líderes en todas las etapas del proceso.

«Nuestro objetivo es que el proceso de inducción contribuya a reducir los niveles de rotación. Pues, si se logra que la persona se identifique con la empresa y se sienta acogida, va a favorecer la retención, especialmente en los puestos masivos», afirma Rossina Castagnola.

Las empresas

En general, son las empresas multinacionales que operan en el país las que destacan por contar con procedimientos de inducción más estructurados y sólidos.

En opinión de Rocco Solimano, si bien cada vez más firmas nacionales grandes cuentan con procesos de inducción importantes, en general,  las transnacionales son las que le dan mayor importancia y han conseguido mayor desarrollo.

Con todo, se constata que ahora existe más interés de las empresas medianas y pequeñas por este tipo de estrategia. Muy distinto a lo que ocurría años atrás, cuando solo se cumplía con otorgar al nuevo colaborador el rol de sus funciones y éste, poco a poco y por cuenta propia, adquiría conocimiento e información para cumplir cabalmente su función.

En general, la inducción no debería distinguir a las empresas por su tamaño, debería aplicarse a cualquier tamaño y tipo de compañía, inclusive en las microempresas.

«La persona que ingresa a trabajar a cualquier empresa debería conocer cuál es su sitio y herramientas de trabajo, quiénes son los compañeros que tiene al lado, dónde está el gerente, cuál es la misión, visión, etcétera», recalca Rocco Solimano.

Si no hubiese información sobre, por ejemplo, la misión, visón o valores corporativos, Solimano, sugiere a las empresas pequeñas centrar la inducción en el puesto de trabajo, indicando al colaborador el rol de funciones, el objetivo por el cuál ha sido contratado y los términos en que va a ser evaluado.

Perspectivas

De hecho, hoy más empresas son conscientes de la importancia de favorecer una rápida y efectiva integración de los colaboradores. En este sentido, se percibe que están interesadas en que el aporte de los nuevos integrantes al logro de los objetivos corporativos no enfrente obstáculos y demoras para concretarse.

Es ese esfuerzo, refiere Rossina Castagnola, hoy se constata que las empresas están recurriendo a nuevas formas de transmitir la información, como las videoconferencias, cursos virtuales de inducción, para luego, a través de los líderes, reforzar el proceso.

«La tendencia ahora es a utilizar cada vez más herramientas tecnológicas para ejecutar la inducción; particularmente en aquellas que tienen dependencias o sucursales en varias provincias del país», concluye Rossina Castagnola.

Si se logra construir un proceso adecuado, recurriendo a todas las herramientas disponibles, la probabilidad de que las personas desempeñen mejor sus funciones desde un inicio aumentará ostensiblemente.

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