Eventos de integración: el realce de una herramienta de gran impacto

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Jorge Mesarina
Director Gerente
Joe Quispe Comunicación Emocional
Javier Bachet
Gerente Comercial
Impacta
Allan Ayala
Director Creativo
Inteligencia Creativa
Luis Delgado
Productor Ejecutivo
Top Eventos

 
Comencemos describiendo un evento: Batman ingresa a toda velocidad al escenario principal (previamente acondicionado), manejando su inconfundible Batimóvil, donde lo esperan más de mil superhéroes dentro de una atmósfera de júbilo, emoción y de incredulidad de que aquello esté realmente sucediendo.  Por el merchandising y la parafernalia desplegada para este acontecimiento, todos los participantes son conscientes de la importancia y envergadura del evento.  Ante la atenta mirada de las tribunas, el superhéroe de ciudad Gótica desciende de su Batimóvil y brinda las palabras de bienvenida a los concurrentes y da inicio al importante acontecimiento. Se trata, en realidad, del gerente general de una importante empresa (disfrazado de superhéroe) dirigiéndose a todos sus colaboradores (todos ellos también caracterizando a diferentes superhéroes y personajes), para dar comienzo al evento de integración planificado para ese día.

Este suceso, que realmente ha sido llevado a cabo por una empresa en el Perú, grafica el nivel de sofisticación y la importancia que ahora le brindan las firmas a este tipo de eventos.

Ya se han dejado atrás las tradicionales gymkanas para dar paso a juegos cada vez más competitivos, fastuosos y grandes, lo que revela no solo la mayor importancia que ahora le dan las empresas a los eventos de integración, sino también que estamos ante una herramienta que proporciona resultados tangibles, por eso goza de tanta popularidad. Hasta tal punto han evolucionado. Pero, ¿en qué consisten realmente estos eventos? ¿Cuál es su propósito? ¿Cómo implementarlos?

El concepto

Hay que señalar primero que existen diferencias entre los eventos de integración y los de recreación. Estos últimos, como su nombre lo indica, tienen como propósito solamente el entretenimiento de las personas. Mientras que los eventos de integración son mucho más complejos, porque se plantean objetivos y mensajes concretos que se tienen que transmitir (que pueden estar relacionados a la misión, visión u otros aspectos que la organización determine). Además,  es común, en este caso, que las empresas lideren este acontecimiento a través del área de recursos humanos y/o la gerencia general.

«Los eventos de integración son acontecimientos temáticos que buscan motivar al personal para lograr un objetivo común de la compañía. En el Perú recién hacen su aparición hace aproximadamente ocho años, anteriormente solo se realizaban eventos de recreación puros», afirma Jorge Mesarina, Director Gerente de Joe Quispe Comunicación Emocional.

Los conceptos creativos o temas a los que se recurren son muy variados, pudiendo ser de superhéroes, comandos, piratas, vaqueros, conceptos medievales, etcétera.

Según explica Luis Delgado, Productor Ejecutivo de Top Eventos, esos temas se adaptan a los diferentes formatos que existen, según las necesidades específicas de las empresas.  «La intención es estrechar lazos entre los colaboradores, y es usual que se realicen alrededor de algún concepto, como pueden ser los valores de la empresa, por ejemplo, pero de una forma lúdica», anota Luis Delgado.

Por su parte, Allan Ayala, Director Creativo de Inteligencia Creativa, precisa que los eventos de integración son básicamente el team building, las charlas motivacionales, las charlas de clima laboral, la noche de talentos y los eventos concretos que se desprenden de las estrategias de endomarketing. «Eventos como el team building apuntan a construir equipos, y están constituidos por una serie de dinámicas, charlas y juegos con la finalidad de estimular la comunicación y el trabajo en equipo», considera Allan Ayala. El director de Inteligencia Creativa discrepa acerca de que las fiestas de aniversario o las fiestas de fin de año puedan ser consideradas como parte de los eventos de integración.

Decidir por las dinámicas de integración o de recreación va a depender, en gran medida, de la cultura que tenga una organización en el manejo de la comunicación interna. «Cada vez más empresas, como parte de sus estrategias de gestión de personas, se inclinan por los eventos de integración», considera Jorge Mesarina.

Varios niveles

Muchas empresas parten de la cúpula gerencial para iniciar sus estrategias de motivación e integración, adoptando un esquema de comunicación en cascada, para que luego fluya la información hacia abajo. Otras optan por desarrollar eventos para los planos medios. Están también los acontecimientos que reúnen a todo el personal de la empresa, que se constituyen en mega eventos cuando se trata de empresas grandes.

El evento en sí

Son muchos los formatos de las dinámicas de integración. Por ejemplo, uno de los más comunes es el full day, que puede iniciarse a las 9 de la mañana con la reunión de los trabajadores en un lugar determinado, para luego partir hacia el emplazamiento en donde se realizarán las actividades (que en muchos casos puede ser Chosica, Cieneguilla, Huachipa, Lurín, entre otros).

«Tras el desayuno y  la bienvenida se arman diferentes dinámicas y juegos. Estos pueden consistir en organizar equipos y entablar juegos de competencia», explica Javier Bachet, Gerente Comercial de Impacta.

Casi siempre se inicia con las palabras de recibimiento de parte de la gerencia.  Se continúa con un almuerzo campestre, y se prolonga en la tarde con otros juegos o actividades como la práctica de algún deporte. En todo momento se trabaja mucho el concepto alrededor del cual se va a integrar a los colaboradores.

«La idea es trabajar de manera lúdica para que el mensaje se transmita de forma sutil», recomienda Luis Delgado.

Casi al final del proceso, es usual que el gerente nuevamente brinde algunas palabras. Finalmente, el evento puede culminar con una fiesta.

«Algunos gerentes piden eventos que nunca se han hecho, y entonces los llevamos a Tambopata o a Lunahuaná, y ahí desarrollamos dinámicas muy originales y estimulantes. Las personas retornan con un espíritu totalmente renovado», asegura Allan Ayala.

Según nuestros entrevistados, los resultados de tales dinámicas son inmediatos, por eso estos acontecimientos gozan del reconocimiento de parte de las áreas de recursos humanos.

«El impacto es inmediato.  Cuando las personas regresan a la oficina al día siguiente, se notan los logros en cuanto al clima laboral, la comunicación y, en general, la integración», anota Allan Ayala.

Casos extremos

Pero, estas dinámicas de integración no solo consiguen motivar e integrar más a los colaboradores dentro de una organización, sino también funcionan para unir grupos disgregados. La realidad plantea casos extremos, como por ejemplo, la que sucede a veces en los procesos de adquisiciones entre empresas. En este caso es usual que los grupos humanos que se juntan no se sientan integrados unos con otros y más bien muestren rivalidad. Allan Ayala refiere una experiencia puntual, en que los grupos a integrarse más bien conformaron dos bandos antagónicos.

«En este caso particular, mediante una dinámica de integración, en un día, conseguimos que ambos grupos se sientan parte de un mismo equipo, que colaboren y trabajen en conjunto tras un mismo propósito», sostiene Allan Ayala.

El diseño

Comúnmente son las áreas de recursos humanos las que establecen contacto con las empresas especializadas en eventos de integración, para la cual ya tienen previamente un brief, en el que detallan sus requerimientos o la situación por la que requieren llevar a cabo un evento de este tipo.

«A veces, simplemente mediante una minuciosa conversación vamos develando lo que la empresa requiere y la idea que desea comunicar con el evento. En algunas ocasiones hemos encontrado problemas graves en las que un evento no es suficiente», anota Luis Delgado.

El nivel socioeconómico de los trabajadores es un elemento que cuenta al momento de diseñar las dinámicas. «Si los colaboradores, en general, son de un segmento alto –o si la dinámica está dirigida solo para los gerentes- se plantean actividades que recurren a una parafernalia aparatosa y juegos más elaborados con mucho más objetivos», manifiesta Javier Bachet.

Al momento del diseño, si la empresa considera necesario, pueden planificar no solo un evento, sino una secuencia de actividades a lo largo del año.

Es importante que las empresas tracen una estrategia coherente para todo el año. «Si una organización ha decidido transmitir algún valor, es ilógico pretender cambiarlo en el siguiente evento. Las empresas tienen que entender que siendo consistentes van a lograr mejores resultados», recomienda Jorge Mesarina.

Como ejemplo de una campaña de endomarketing muy bien planificada se puede señalar a la que realizan en Supermercados Peruanos, cuya estrategia se apoya en cuatro grandes eventos de integración a lo largo del año. Uno de los objetivos principales, en términos de comunicación de dichos eventos es informar y recalcar acerca de las grandes metas de la organización.

Recomendaciones

Ahora, una vez perfilado el evento, para que realmente brinde extraordinarios resultados, es crucial que se desenvuelva de forma divertida. Si se incluyen charlas, éstas no deben ser muy técnicas para evitar aburrir a las personas.

«Un evento de integración no puede ser un acontecimiento serio, sino muy entretenido. Por eso se recomienda que se efectúe fuera de la empresa», manifiesta Javier Bachet. Para el ejecutivo de Impacta el propósito fundamental es que las personas recuperen su espíritu emprendedor de cuando eran niños, dejando de lado sus diferentes preocupaciones tanto laborales como familiares. «Entonces, para conseguir que los juegos se tornen realmente mágicos, éstos deben apoyarse en animadores profesionales», añade Javier Bachet.

Por su parte, Allan Ayala recomienda que las dinámicas se ejecuten en horario de oficina. «Muchas empresas deciden realizar el evento un día sábado o un domingo, perjudicando el día libre del trabajador, entonces puede que haya un nivel enorme de ausencia y/o de insatisfacción», opina Allan Ayala.

Para que el efecto de los eventos de integración no sea transitorio, Allan Ayala sugiere que en muchos casos se debe acompañar con una campaña de endomarketing.

Ventajas

Sin duda, una dinámica bien diseñada va a brindar muchas ventajas para la empresa. Apuntalar la identificación del colaborador con la empresa, es uno de los principales atributos de los eventos de integración.

«Una persona que recibe motivación de parte de su empresa, es un trabajador que se siente parte de una gran familia porque, precisamente, ese es uno de las metas de la integración», agrega Javier Bachet.

Asimismo, colocar a todas las personas de la organización en un solo nivel, es una de las virtudes de las dinámicas de integración, porque se consigue un nivel de comunicación completamente horizontal.  «Tenemos al gerente general y al operario, por ejemplo, realizando juntos las mismas actividades. Asimismo, hace posible una mayor conexión o afinidad entre personas de la oficina que muchas veces ni se conocían», considera Luis Delgado.

Igualmente, la facilidad  de poder observar el comportamiento de las personas no solamente en su ámbito de trabajo, sino fuera de éste, es otra de las ventajas.

Frecuencia

La frecuencia con que se recurren a los eventos de integración depende, en gran medida, del número de colaboradores con que cuenta la empresa. Los eventos que involucran a todo el personal habitualmente son entre uno y dos veces al año. Las organizaciones con una gran cantidad de personas y áreas dentro de la organización, puede requerir más eventos pero enfocados en algunos departamentos específicos y con diferentes objetivos de comunicación.

Así, si bien un evento que abarque a todo el personal es lo ideal, en muchos casos es recomendable también desarrollar micro eventos.

«Se puede llevar a cabo un evento deportivo un fin de semana y, dos o tres semanas después, puede realizarse un concursos de talentos; luego, en otra oportunidad, llevar a cabo un almuerzo, etcétera», sugiere Luis Delgado.

Todo va a depender del nivel de aceptación que tengan las actividades, pero cuando se opta por los micro eventos, se recomienda empezar poco a poco. «No es aconsejable que desde un inicio se programen eventos cada dos meses, por ejemplo», indica Luis Delgado.

En muchos casos, los eventos de integración están ligados a los eventos de partida (o kick off) de inicios de año, cuando las empresas definen sus estrategias anuales, pero también es común que se realice a fin de año. Sin embargo, ahora se constata que existe cierta concentración también en los meses de julio y agosto según refiere Javier Bachet.

Costos

Más que un servicio y precio determinado, en este mercado es usual que la empresa manifieste cuánto está dispuesto a invertir y, a partir de eso, las productoras de eventos plantean algunas alternativas.

«En este sentido hemos manejado presupuestos desde 10 mil soles hasta medio millón. El rango es muy amplio. Los eventos pueden diseñarse para 15 personas o para 3000», precisa Jorge Mesarina.

El mercado

Hasta hace seis o siete años atrás, solo las empresas transnacionales –cuyas matrices ya tenían un presupuesto definido para esta actividad- eran, prácticamente, las únicas que demandaban estos servicios. Sin embargo eso ha ido cambiando velozmente en los últimos tres años, conforme las organizaciones han ido poniendo mucha más atención a la gestión de personas.

«Me atrevería a decir que, hoy en día, casi el 50% de las empresas grandes, medianas y pequeñas, ya desarrollan eventos de integración de una u otra forma», considera Javier Bachet.

Ciertamente se trata de un  mercado que está en plena efervescencia, donde la extraordinaria demanda ha provocado una rápida respuesta de la oferta.  «Hace solo unos años atrás, apenas unas cuatro o cinco empresas eran las que realizaban eventos de integración, sin embargo, ahora se pueden contar hasta más de medio centenar. El boom se inició hace aproximadamente cuatro años», estima Javier Bachet.

Por tamaño de empresa, son las más grandes las que demandan más este tipo de eventos. No obstante, en la actualidad la preocupación de las empresas por sus colaboradores se está dando ahora en todo nivel, por lo que ya no es extraño que empresas pequeñas (por ejemplo, aquellas que cuentan con alrededor de 20 trabajadores) se inclinen por las dinámicas de integración.

«Y es que las organizaciones están comprobando que están ante una herramienta muy efectiva», explica Jorge Mesarina.

Pero, el cambio no solo ha sido cuantitativo sino también cualitativo, pues, en efecto, como se ha señalado, las tradicionales gymkanas han dado paso a eventos muchos más sofisticados y temáticos.

Sin duda la mayor competencia está siendo beneficiosa, pero también hay que señalar que ha traido consigo que la calidad de los servicios y el rango de precios se hayan hecho más heterogéneos; por eso se recomienda siempre recurrir a empresas que posean una importante experiencia en el mercado.

Por otro lado, el auge de los eventos de integración de los últimos años ha configurado una estructura particular en la agencias que se dedican a las producciones below the line (BTL).

«Gran parte del rubro de las actividades de BTL son los eventos, que en nuestro caso  representan el 60%. Eso debido a que es un rubro con un crecimiento muy fuerte», destaca Allan Ayala.

En suma, podemos afirmar que cada vez más los eventos de integración se están constituyendo en un instrumento imprescindible para las organizaciones. Considerando la trayectoria que exhibe este mercado, nuestros entrevistados proyectan que la tendencia marcadamente creciente se va a mantener durante varios años más.

Comentarios:

#1 12:31:15 | 2014-09-25, Publicado por: VANESSA RIVERA

hola
quisiera una cotizacion de un evento de integracion con dinamicas grupales para 35 personas en un local de esparcimiento con almuerzo y traslado en bus, para un viernes del mes de diciembre.
saludos.


#2 16:36:54 | 2014-09-16, Publicado por: nathalie vega

Hola, quisiera una cotización de una jornada de integración para el mes de octubre. Somos aprox. 22 personas


#3 16:20:25 | 2014-08-21, Publicado por: Lisbeth Almeyda

Hola necesito una cotizacion para 60 personas


#4 13:03:01 | 2014-06-20, Publicado por: Yris Ayala de la vega

Necesito una Cotización para 150 personas para el mes de Julio.


#5 11:43:54 | 2014-05-21, Publicado por: VIOLETA BALDEON PINARES

HOLA: SOY TRABAJADORA SOCIAL EN BIENESTAR SOCIAL DEL HOSPITAL SANTA ROSA, EN SU MAYORIA CONTAMOS CON PROFESIONALES ASISTENCIALES, DE TURNOS ROTATIVOS, COMO SERIA VUESTRA PROPUESTA PARA LOGRAR LA TAN DESEADA INTEGRACION, 1300 TRABAJADORES, NECESITO SU PROPUESTA PARA PLANTEARLO A MI DIRECTOR PARA EL MES DE AGOSTO A PROPOSITO DE NUESTRO ANIVERSARIO, QUE INCLUYA, TRASLADO (IDA Y VUELTA),BREAK, ALMUERZO. GRACIAS POR SU ATENCION.


#6 17:37:34 | 2014-05-15, Publicado por: MEDELLINA FELIZ

HOLA, NECESITO ACESORIA SOBRE COMO PODEMOS ORGANIZAR UNA JORNADA DE INTEGRACION LABORAL, SOMOS APROXIMADAMENTE 1,300 EMPLEADOS.


#7 17:31:59 | 2014-04-04, Publicado por: Amelia Alvarez

Hola, quisiera una cotización de una jornada de integración por el día del trabajo. Somos aprox. 43 personas


#8 09:51:15 | 2014-02-10, Publicado por: Katia Cornejo

Hola, quisiera una cotización de una jornada de integración de 9 a 2pm. somos una institución educativa. aprox. 45 personas


#9 17:10:56 | 2014-01-28, Publicado por: americo ochante aranguena

necesito una cotización para un evento de integración de la empresa, tengo local, tiempo dos horas, un aproximado de 70 personas – por 28 de julio y petit thuars


#10 08:53:46 | 2014-01-07, Publicado por: Laura Nieves Castellares

buenas tardes:

el Ministerio de Educacion esta interezado en que su empresa nos brinde una cotizacion para el taller de integracion laboral, programado para el 01 de marzo desde las 2pm (duracion 02 horas)telefono de la sucrita 6155800 anexo 26264


#11 12:36:14 | 2013-05-22, Publicado por: martha torres

Hola, quiero una cotizacion de integracion para 70 personas de dos dias y que sean de tres horas cada uno de los dias, yo pongo el lugar para la integracion.
En espera de su cotización que tenga excelente día.


#12 09:16:53 | 2012-06-14, Publicado por: Fanny Torres

quisiera una cotizacion de un evento de integracion con dinamicas grupales para 500 personas en un local de esparcimiento con almuerzo y traslado en bus, un sabado de 9 am. a 3 pm.


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