Eventos de fin de año: Excepcional crecimiento y nuevas alternativas

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Allan Ayala
Director Creativo
Inteligencia Creativa
Javier Bachet
Gerente Comercial
Impacta
Roberto Lissia
Director de Pool
BTL

 
Son múltiples las alternativas con que cuentan las empresas para estas celebraciones, pero  hay que tener en cuenta una serie de factores para precisar cuál se adecúa más al perfil de cada organización. Determinar la locación con anticipación es ahora esencial ante una creciente saturación de los lugares tradicionales. Esto está impulsando a las empresas que ofrecen servicios de producción de eventos a explorar nuevas alternativas. Sin duda, el último mes de 2011 va a mostrar un dinamismo inusual comparado con los años anteriores, incluso con lo que se espera en 2012.

Tipos de eventos

Entre los diferentes eventos que llevan a cabo las empresas a fin de año se puede señalar, en primer lugar, el institucional, que según Allan Ayala, Director Creativo de Inteligencia Creativa, da cuenta de aproximadamente el 60% del total. Este consiste básicamente en una cena y la fiesta nocturna de integración y celebración. Puede ser un coctel o una fiesta con bebidas y con una pequeña puesta en escena. Es común que los gerentes dirijan unas palabras a todos los colaboradores.

Se estima que un 30% de las empresas prefieren dejar de lado los eventos nocturnos con barra libre y cena, para  optar por los almuerzos campestres. Es decir un full day o team building, que son complementadas siempre con una fiesta al atardecer.

De hecho, cada vez las empresas han venido realizando menos fiestas nocturnas, y han aumentado la cantidad de eventos fuera de Lima. Estos se inician normalmente a las 8:30 de la mañana y duran hasta aproximadamente las 5:30 de la tarde. «Los full days de fin de año combinan actividades de integración con el agasajo. Esto último pude iniciarse en el almuerzo,  y generalmente es animado por un showman. El día puede culminar con una fiesta asistida por una orquesta», detalla Javier Bachet, gerente comercial de Impacta.

Lugares como Cieneguilla,  Pachacamac o Mamacona, por ejemplo, son muy demandados, porque cuentan con el espacio y la infraestructura para más de mil personas.

Ventajas

La ventaja de decidir por esta alternativa es que, en este caso, se evitan los problemas de las fiestas nocturnas en las que hay un gran expendio de bebidas y es inevitable que se produzcan altercados. Entonces, muchas empresas se inclinan por esta opción, porque hay un mejor manejo del mensaje unificador que se busca ofrecer.

Un grupo más reducido de empresas, que constituyen entre el 5% o 10% de los eventos totales, prefieren las celebraciones que involucran a los colaboradores y a sus familias. En este caso están las opciones de los family day o también los eventos de integración. Es como un día de kermés, con dinámicas para los padres e hijos, pero en donde también se brinda un mensaje institucional. Son acontecimientos en la que la familia se divierte mucho, además no hay mucho expendio de licor. Estos son los tres eventos más destacados a los que recurren las empresas a fin de año.

Nuevas alternativas

Aunque todavía no perfilan una tendencia, ya existen empresas que se inclinan por nuevas alternativas para fin de año.  Por ejemplo, están las actividades en canotaje (que se realiza en Lunahuaná), pero todavía son muy pocas. Se sugiere esta actividad para empresas con menos de 100 colaboradores.

Para Javier Bachet, los eventos de fin de año son organizados por las empresas para reconocer a sus colaboradores por su ardua labor durante el año. «Es una forma de recompensa», agrega Bachet.

En cualquier caso, el objetivo no solo es pasar un momento ameno, sino también reforzar las metas conseguidas y comprometer a los colaboradores para el siguiente año.

«Podemos decir que, por lo general son reuniones de camaradería, en la cual algunas empresas aprovechan estos momentos para comunicar  y reforzar conceptos relacionados a los valores u objetivos de la empresa. Otras simplemente buscan realizar  un evento bajo alguna temática divertida para que su personal pueda ir renovando energías para el siguiente año», opina Roberto Lissia, director de Pool BTL.

El diseño

Las celebraciones se diseñan de acuerdo a las características de la empresa, el perfil de los colaboradores  y la manera en que se va a comunicar el mensaje. De eso depende la puesta en escena, los actores, la escenografía y los audiovisuales. Más allá de eso las necesidades son las mismas, como los requerimientos de un local, la cena de gala, el catering, filmación, sonido, luces, etcétera. «Por lo tanto, a pesar que las necesidades básicas son un estándar, cada cliente es un tema específico a tratar», refiere Allan Ayala.

Uno de los conceptos claves que se debe de tener en cuenta al momento de delinear un evento es centrarse en el objetivo de complacer a todos los participantes o colaboradores más que satisfacer al gerente general. «Para eso hay que trabajar el concepto o la línea gráfica para causar un gran impacto», plantea Javier Bachet.

Considerando el perfil

Sin duda, considerar el perfil de los colaboradores es otro aspecto elemental del diseño. Por ejemplo, si todos los trabajadores son mayores de 40 años, entonces la cena de gala es una decisión adecuada. Si, en general, los trabajadores tienen entre veinte y treinta años, un full day podría ser una mejor alternativa.

Ahora, si el público es más bien mixto, el día familiar se ajusta más para canalizar el mensaje. Este es uno de los eventos cuyo impacto va más allá de los trabajadores, por lo que los familiares también quedan agradecidos con la empresa. «Además el presupuesto es casi el mismo que, por ejemplo, una cena de gala con barra libre», comenta Ayala.

El ejecutivo de Corporación IC sugiere, para las celebraciones de fin de año, los eventos de integración y los familiares. En tanto que la cena de gala, en opinión de Allan Ayala, debe orientarse a los cocteles de fin de año, pero esencialmente para los clientes top.

Además, es mejor elegir eventos en los que no se corra el riesgo de perder el control de los trabajadores y en donde el mensaje del evento quede claro.

Recomendaciones

Si se desea evitar errores y problemas en el diseño y despliegue de las celebraciones, se recomienda contratar a un productor o agencia de eventos que tenga experiencia. «Es importante asegurar la calidad del servicio, muchas agencias nuevas quieren ingresar al mercado compitiendo con precios bajos pero sin garantizar un óptimo servicio», asevera Bachet.

Considerando la importancia de estos eventos, no se recomienda entonces a las empresas a que recurran a sus agencias de publicidad o de marketing (como ocurre muchas veces), para la producción del evento, sino a una firma especializada. «Porque se requiere de especialistas para organizar una actividad que garantice no solo la participación de todos los colaboradores, sino que el mensaje que se desea brindar llegue correctamente», agrega Bachet.

Por su parte, Allan Ayala recomienda que el mensaje que se procura brindar a los colaboradores en estos eventos sea lo más claro posible. Este gira normalmente en cómo están acabando el año y las perspectivas que tienen para el siguiente.

«Las empresas  de toda índole y  magnitud deben considerar que estas celebraciones son de mucha importancia, es aquí donde el personal  siente ¨si la empresa lo  quiere¨. Me parece que un error sería no dar algo a la altura de los trabajadores», estima Roberto Lissia.

Escasez de locales

Con más empresas dispuestas a realizar eventos festivos de fin de año, encontrar locales disponibles para llevarlos a cabo, es ahora mucho más difícil. A diferencia de años anteriores, esta vez las empresas han comenzado a solicitar locaciones desde, prácticamente, medio año.

Especialmente muchas pymes han realizado reservaciones por cuenta propia, por lo que las grandes empresas ahora tienen más dificultades para encontrar un lugar adecuado para sus celebraciones. La saturación del mercado está llevando a que se recurra a otras opciones, como los colegios, por ejemplo.

Las empresas tienen que preparar su evento con, por lo menos, tres o cuatro meses de anticipación para conseguir un local adecuado.

«Hay que tener en cuenta que los costos de los locales suben considerablemente de acuerdo a la fecha: no es lo mismo el costo de un jardín del Jockey Club en Febrero o Marzo que el 16 de Diciembre», precisa Roberto Lissia.

Si bien muchas empresas buscan ellas mismas el local, la mayoría prefiere que las actividades sean desarrolladas en su integridad por las empresas productoras. «En este caso, las empresas productoras nos encargamos desde el primer contacto con los colaboradores, pasando por el desarrollo del evento, hasta el regreso del personal a sus oficinas», asevera Javier Bachet.

Están también las empresas que solo requieren de las firmas especializadas en eventos el desarrollo de la parte creativa, de motivación y el despliegue de la fiesta.

Lo novedoso es que ahora las empresas están solicitando actividades más creativas y originales. No basta ya el coctel, la orquesta o las palabras del director o gerente general, sino la tendencia de este año apunta a incluir artistas, musicales, participación del propio personal, y shows más apoteósicos.

«Ahora quieren algo más sorprendente y que tenga un gran impacto y recordación. Hay más permeabilidad de los gerentes generales a participar, a disfrazarse y participar con los demás colaboradores en estos eventos», comenta Javier Bachet.

Dependiendo de la magnitud de la celebración los costos pueden variar mucho. «Podemos pasar de tener una anticuchada  en Cieneguilla  que termina en fiesta con DJ, a invertir  en una cena de gala en el Club el Polo  y contratar por 50, 000 Soles un show del Grupo 5 o los Hermanos Yaipén. Incluso hay empresas que traen artistas de fuera para sus celebraciones», comenta Roberto Lissia.

Demanda

Son las empresas más grandes, en general, las que habitualmente realizan las fiestas de fin de año. Sin embargo, lo que sorprende de los últimos dos años es que hay un inusitado interés de parte de las pequeñas empresas, quienes tradicionalmente se mostraban renuentes a este tipo de actividades.

«Hay una ebullición en la demanda de las pymes. Algunas incluso solicitan eventos sofisticados y costosos para sus colaboradores que en total no sobrepasan los 60. Eso es realmente increíble, pues esos servicios antes lo pedían las empresas de 400 trabajadores para arriba», sostiene Allan Ayala.

Ya el año pasado se comenzó a sentir con más nitidez la expansión de la demanda de las pequeñas y medianas empresas, pero ahora es más evidente, pues Allan Ayala calcula que este año la demanda se ha incrementado en por lo menos 60% comparado con el 2010.

En parte, la explosión de la demanda por las celebraciones de fin de año se explica por un acontecimiento político. La elección de Ollanta Humala como presidente del Perú generó, al comienzo, incertidumbre entre los empresarios, que reaccionaron replegando o cancelando sus actividades de comunicación interna que usualmente se llevan a cabo en julio.

Sin embargo, conforme se han ido disipando las dudas acerca del manejo económico del nuevo gobierno, lo que no han gastado a medio año lo quieren gastar a fin de año. «Entonces 2011 es un año con una expansión atípica de la demanda», expone Allan Ayala.

Estacionalidad

Pero, en general, la temporada de fin de año es un período muy importante para las agencias que ofrecen  estos eventos en términos de facturación. Más aún, esto es particularmente cierto para este año, porque el repliegue de eventos que realizaron las empresas a medio año lo están retomando hacia finales de año, y eso está marcando una estacionalidad más fuerte que años anteriores.

Para las firmas más grandes que ofrecen estos servicios, la campaña de fin de año puede llegar a representar el 30%, mientras que para las más pequeñas ese porcentaje es mayor, alrededor del 50%.

Futuro

Durante los últimos años las celebraciones y eventos de fin de año han venido creciendo de forma rápida, a la par que se ha expandido el número de empresas especializadas en la producción de eventos, lo que ha acentuado la competencia.

En opinión de Javier Bachet, las agencias que antes solo veían lanzamientos de productos o campañas de publicidad, se han visto tentadas de ingresar a un nicho del mercado que presenta tasas importantes de expansión año a año. «Pero como es un servicio especializado muchas de estas empresas no perduran. Estimo que mensualmente ingresan una o dos empresas nuevas al mercado», comenta Bachet.

Ante la mayor competencia, las empresas productoras de eventos que no se han adaptado han desaparecido, y las que se mantienen están avanzando hacia una mayor profesionalización. En esta evolución se constata la tendencia de las empresas productoras de eventos propiamente dichas a migrar y convertirse en agencias BTL.

Eso de por si mejora el nivel del mercado, porque involucra más profesionales y un mejor manejo de la comunicación. Allan Ayala vaticina que en los próximos dos años se va a dar un proceso de consolidación, que va a implicar la desaparición de un importante porcentaje de agencias pequeñas y la consolidación de aquellas que ya tienen varios años en el mercado.

Otra tendencia que se prevé es que se comience a explorar nuevos productos más allá de los full days o los family days. «Por ejemplo, ahora ya existe la alternativa de Lunahuaná para las actividades de fin de año, ya sea haciendo canotaje o cuatrimotos. Yo creo que esa tendencia se va a consolidar el próximo año», considera Javier Bachet.

Para 2012 las perspectivas se mantienen promisorias, pero no se espera un incremento espectacular como el de este año que, como se ha señalado, ha sido un fenómeno inusual. Se estima que el próximo año el mercado de eventos de fin de año podría crecer por encima del 20%.

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