Capacitación: ¿Cómo detectar las necesidades específicas de cada organización?

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Marcel Verand
Director
Emfoque
Juan Manuel Heredia
Gerente General
Inveo
Tomy Drazenovic
Director Gerente
Dimensión Desarrollo

 
Las empresas nacen y se constituyen con un propósito determinado –plasmado en la misión– y con el ideal de acercarse a un objetivo específico –o visión.  Como resultado, se genera una estructura esencialmente constituida por un grupo de personas, en la que cada uno tiene un determinado rol, con funciones y responsabilidades determinadas.

«Lo fundamental en esta organización es que cada persona sea capaz de hacer lo que se espera de ella. Precisamente, la identificación de necesidades de formación permite encontrar oportunidades para lograr que las personas alcancen ese desempeño esperado. Ahí radica su importancia», expone Marcel Verand, director de Emfoque.

No hay que olvidar que el motor de las empresas son las personas, y que de éstas depende finalmente que aquellas alcancen o no los propósitos que se han trazado.  La identificación de necesidades de capacitación, entonces, tiene por finalidad orientar y mejorar el rendimiento de las personas para encaminar a la organización hacia la consecución de su misión.

En esta dirección, Juan Manuel Heredia, gerente general de Inveo, señala que este tema es clave para mejorar a la organización de forma permanente. «La detección de necesidades de capacitación permite mejorar las posibilidades de conocimiento, de actitud, de habilidad de la gente con la que trabajamos. Eso nos va a llevar a mejores lugares todo el tiempo. Por lo tanto hay que invertir en ella», afirma Heredia.

En opinión de Tomy Drazenovic, director gerente de Dimensión Desarrollo, el entorno laboral actual más competitivo también realza la importancia de identificar las demandas de formación en las empresas, ya que la escasez de talento en el mercado está empujando a las organizaciones a mirar adentro de sí mismas para desarrollar y formar su personal.

«Sin embargo, existe mucha oscuridad en las empresas acerca del talento con que cuentan. Entonces, determinar los requerimiento de capacitación ayuda mucho en este sentido», considera Drazenovic.

La detección

Usualmente, la detección de necesidades se desprende de la evaluación de desempeño; evaluación que se puede enfocar de formas distintas como, por ejemplo, el rendimiento en base a objetivos o en base a competencias.

Una vez que se determina que la aptitud de un colaborador no es el adecuado, generalmente  es el área de Recursos Humanos la que interviene solicitando al jefe directo del colaborador una sugerencia de formación o capacitación, con la finalidad de cubrir la brecha que se ha encontrado en el rendimiento de esa persona.

Sin embargo, Tomy Drazenovic advierte que el proceso de evaluación de desempeño es como una foto del momento y, por lo tanto, no consideran la evolución de la organización. Por lo que Drazenovic propone  que las empresas desarrollen su propia forma de evaluar comportamientos (a partir de su estrategia). Así, deben empezar a identificar, por sí mismas, esos comportamientos que determinan los buenos resultados de su negocio. Es otras palabras, el objetivo es que cada organización defina su propio modelo de competencias y que este sea único.

«Con esta propuesta se pude proceder a determinar los requerimientos en formación que necesita la empresa y con resultados más favorables», explica Drazenovic.

En cualquier caso, es la identificación de esas brechas las que ayudan a detectar las necesidades de formación al interior de la organización.

Según explica Marcel Verand, en general, las razones por lo que las personas no logran alcanzar el rendimiento que se demanda de ellas, son porque no tienen las habilidades o los conocimientos necesarios. «A veces es también porque no cuenta con los equipos, recursos o infraestructura para realizar adecuadamente su labor; e incluso puede influir la actitud del jefe directo. Todos estos factores impactan en el rendimiento, y la formación es una de ellas», añade Verand.

Posición privilegiada

Desde la perspectiva de Juan Manuel Heredia, son los gerentes los que están en mejores condiciones para detectar los requerimientos de capacitación al interior de la organización. Luego, juntos con Recursos Humanos, es necesario realizar una labor más precisa, con más detalle, acerca de lo que realmente se necesita.

«Si bien existen herramientas para averiguar las necesidades de capacitación, nada es tan poderoso como la vivencia particular y el ojo humano. La sugerencia es, entonces, que los ejecutivos observen con mayor atención a su gente», asevera Heredia.

En la práctica, esto demanda de un acercamiento de los gerentes a la labor de sus colaboradores, para observarlos con más detalle. Manuel Heredia aconseja una cierta actitud de coach y de mentor al momento de establecer esa proximidad.

«Un buen jefe debe ser un buen líder y, por lo tanto, un poco mentor y coach. Y si es así, ellos mismos serán los principales detectores en lo que se refiere a los requerimientos de instrucción», agrega Heredia.

Más allá de las propias necesidades de capacitación que suelen demandar las posiciones específicas, Juan Manuel Heredia propone a los gerentes que reciban feedback de su propio equipo, para así echar luces sobre puntos que él no percibe directamente y poder detectar sus requerimientos en cuanto a capacitación. Desde luego, esto implica el desarrollo de una relación horizontal y exenta de recelos para obtener una respuesta directa de los colaboradores acerca de las necesidades de capacitación que ven en los gerentes.

Elementos esenciales

Ahora, comenzar a desarrollar un sistema de detección de necesidades de formación precisa, en primer lugar, de definir exhaustivamente los puestos. Esto significa, en opinión de Marcel Verand, que se tenga correlacionado los indicadores de rendimiento (con el cual se mide a las personas respecto de sus funciones, tareas o responsabilidades) con las habilidades y conocimientos.

«Tener el perfil del puesto muy definido y enriquecido, permite generar un sistema de evaluación de rendimiento y detectar necesidades de formación en base a resultados. Eso es lo que más le interesa tanto a la persona como a la empresa», asevera Verand.

Con este paso inicial, las acciones formativas que surjan tienen una alta probabilidad de impactar directamente en el rendimiento, que es finalmente la razón de ser de la identificación de necesidades de formación.

Muchas organizaciones cometen el error de contratar cursos «enlatados» o sino talleres, solo en base a la intuición del jefe u otra persona que no conoce de muy cerca las necesidades específicas de formación. Como resultado, esos programas de capacitación no responden a lo que realmente necesita el colaborador. Por consiguiente, se traduce en un gasto (o pérdida) más que en una inversión.

«En general, los métodos estandarizados, desde mi punto de vista, no son muy efectivos. Para que un método sea eficaz hay que trabajarlos internamente, que es donde se conoce el negocio, y con la ayuda de un consultor», opina Tomy Drazenovic.

En suma, lo primero es enriquecer el puesto, luego decidir el sistema de evaluación de desempeño a utilizar y, en tercer lugar, en base a este último, se lleva adelante la identificación de necesidades de formación. Desde luego, el proceso debería culminar con la definición de políticas de formación y tratamiento de las brechas identificadas.

Aunque parezca obvio, antes de empezar a desarrollar cualquier sistema de detección, es preciso asegurarse que la alta dirección esté involucrada en los planes de desarrollo estratégico, y, sin duda, la capacitación claramente lo es. «Más aún, la alta dirección tiene que tener una propuesta, dentro de un proceso de desarrollo organizacional permanente», refiere Juan Manuel Heredia.

Si la alta gerencia no está convencida de lo importante que es la detección de necesidades de capacitación, esta terminará, irremediablemente, en la cola de las prioridades.

Conocimiento especializado

Es usual que en el proceso de creación del sistema de identificación de necesidades de capacitación (o en los pasos previos) se requiera de un conocimiento especializado, en cuyo caso es imprescindible contratar a una empresa consultora.

De hecho, existen varias fórmulas para desarrollar la detección, pues se puede construir este sistema de manera interna o sino delegarlo todo a una empresa consultora, o incluso plantear un híbrido de ambos.

«Se pueden enviar a los responsables de estas acciones a diplomados o a diferentes formas de entrenamiento, para que adquieran los conocimientos y habilidades para desarrollar estos métodos de detección», comenta Marcel Verand.

Por su parte Juan Manuel Heredia plantea que lo más económico y poderoso es recurrir a consultores externos solo en los temas que no son propios de la empresa. Es decir, hay que apelar más a personas de la propia organización que, dicho sea de paso, constituye un elemento motivador extraordinario.

Ámbitos de la detección

Lo ideal es que se detecte las necesidades de capacitación en todos los ámbitos. Los aspectos más inmediatos son los técnicos, porque si no se determinan a tiempo las brechas de rendimiento en este sentido, el impacto va a ser inmediato en la productividad de la compañía, impactando no solo en costos sino también en la reputación y el clima laboral.

«Hay que detectar las necesidades peculiares que tiene cada persona. Por eso es esencial que haya un plan de desarrollo individual», anota Juan Manuel Heredia.

Sin embargo, no cabe duda que los aspectos culturales son muy importantes para una organización, porque una forma de retener y fidelizar a los colaboradores es que éstos estén totalmente alineadas con los valores de la organización.

Si las personas tienen el conocimiento y las habilidades que requiere la empresa, pero no están alineadas con los valores de ésta, no van a tener disposición o ganas de realizar su trabajo. Lo más probable es que termine yéndose a otra compañía.

«Entonces, encontrar oportunidades de formación en valores es un elemento esencial que se debe tratar a nivel corporativo», sostiene Marcel Verand.

Por lo tanto, se sugiere precisar las necesidades de capacitación en los aspectos técnicos, habilidades blandas, valores, entre otros.

Asimismo, se recomienda que la detección se aplique a todos los niveles de la organización. Sin embargo, considerando el costo que implica averiguar tales necesidades –ya sea en términos de horas dedicadas a esta actividad o monetarios (por ejemplo, al recurrir a una empresa que brinde el servicio)– muchas organizaciones tienden a priorizar la identificación solo en posiciones claves, las que más impactan en los resultados.

«Lo más recomendable es, en todo caso, que se lleve a cabo a todo nivel de la compañía, aunque tal vez no con la misma exhaustividad en todos los niveles», recomienda Marcel Verand.

Periodicidad

Siendo un proceso que se fundamenta en la evaluación de desempeño, tiene, en general, una periodicidad similar a esta, es decir entre una y dos veces al año. Se recomienda que el plan de acción que se genera como consecuencia de la identificación de necesidades de formación, que se pueden traducir en acciones de formación, coaching o algún tipo de actividad de soporte o desarrollo, tengan un seguimiento continuo.

Por otro lado, en términos de tiempo de dedicación tiene un costo importante. En este sentido, Marcel Verand propone que dentro del área de Recursos Humanos, más que una persona encargada de formación y desarrollo debería haber un consultor de rendimiento. «Si las empresas pudieran desarrollar consultores de rendimiento dentro de recursos humanos, la función de esta personas sería realizar todo el proceso», sugiere Verand.

Las empresas locales

Se puede decir que ahora existe una conciencia mayor frente a la necesidad de detectar necesidades de capacitación por parte de las empresas locales, acorde con la tendencia de dar mayor atención a las personas y a su desarrollo dentro de las organizaciones.

«En muchos casos, ya los programas de detección nacen desde el planeamiento estratégico. Eso es muy diferente a lo que sucedía antes, cuando se delegaban estos programas al área de Recursos Humanos para que lo plantee y,  luego, ver si era aprobado o no en una sesión de comité de gerencia», aclara Juan Manuel Heredia.

Son, sin duda, las grandes corporaciones  las que tienen mayor desarrollado estos sistemas de detección, y se entiende que sea así porque son también los que prestan más atención a las mediciones de rendimiento. Sin embargo, cada vez más organizaciones, medianas y pequeñas, están valorando la importancia de la capacitación y, por lo mismo,  de detectar concretamente sus necesidades.

Ciertamente, en las empresas más pequeñas esa predisposición es menor y depende mucho, en el caso de las empresas familiares, del estilo de liderazgo del dueño.

Sin embargo, Tomy Drazenovic, observa que los sistemas de detección de necesidades de capacitación de las empresas adolecen, en muchos casos, de rigurosidad y buen manejo.

«La gran mayoría no tiene procesos definidos, exhaustivos y sostenidos. Y en aquellos que lo tienen, es usual que solo realicen el análisis de las necesidades de capacitación para las personas clave, a las que quieren retener o a las que tienen alto potencial», replica Drazenovic.

Tendencia

Todo indica que, aunque con un grado de desarrollo muy desigual, las empresas de todos los tamaños, son ahora más conscientes de la necesidad de generar este tipo de sistemas. Marcel Verand resalta que eso así no solamente por las ventajas directas que proporciona a las empresas, sino porque además les permite a las organizaciones tener una mejor imagen frente a sus colaboradores; quienes, de esta manera, perciben que se les ayuda a realizar mejor su trabajo y que existe un mayor interés en su desarrollo y éxito. Eso es muy importante, sobre todo en el contexto de fuerte crecimiento económico del país, en el que se constata una mayor rotación laboral y escasez de talento.

Comentarios:

#1 16:02:29 | 2014-02-27, Publicado por: José Antonio Chamochumbi Guerrero

Todavía existen paradigmas en la mentalidad del empresario peruano que piensan que con un as horas de capacitación se van a solucionar problemas que ellos no han resuelto en el tiempo. La capacitación es una herramienta de mantenimiento y actualización indispensable para el desarrollo de las organizaciones, el enfoque del empresario debe ser a largo plazo.


#2 10:17:37 | 2013-05-03, Publicado por: Jorge Cuba Arcila (Jefe RRHH Trupal-Grupo Gloria)

Interesante artículo. acortar las brechas de necesidades de capacitación y lo que esto significa en recursos, será consecuencia de tener muy bien definidos los perfiles de cada posición en la organización, suman a esto, procesos de selección eficaces que permitan colocar a la persona correcta en posición correcta.
Por otro lado el desempeño corporativo, portafolio, equipo y colaborador es el resultado del alineamiento perfecto de habilidades y competencias debidamente identificadas y estructuradas en cada persona/posición para que contribuyan al logro de los resultados esperados y acordados, y estos a los objetivos y metas individuales, equipo, portafolio y Compañía.


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