La tecnología está cambiando drásticamente la concepción tradicional de los espacios de trabajo. Especialmente los dispositivos móviles han librado a las personas de su tradicional puesto de trabajo dando paso a una radical transformación de las oficinas de las empresas. Francisco Vázquez, Presidente de Grupo 3g office reflexiona sobre este fenómeno y las nuevas e innovadoras propuestas en cuanto al manejo de los espacios de trabajo.
En primer lugar, ¿cómo evalúa el manejo de los espacios de trabajo de las empresas peruanas?
En el Perú todavía está muy arraigado el modelo tradicional de despacho. Los espacios en las empresas están estancados en los 90’s. La gran mayoría siguen con el modelo de cubículos y salas de reuniones muy grandes. Existe aún mucha presencialidad en los despachos y con jerarquías muy marcadas.
Sí existe una gran curiosidad en las empresas por conocer cómo se están resolviendo los espacios corporativos en otros países, con ello, y con la presión de los nuevos modelos de trabajo a nivel global, estamos viendo ya grandes cambios. Empresas como Microsoft, Unilever y Pfizer ya han implantado un modelo más flexible en sus oficinas locales y sirven como referencia y ejemplo a las empresas peruanas.
¿Se están produciendo cambios tecnológicos y sociales que ameritan un replanteamiento de los espacios de trabajo?
Por supuesto. Esa es la clave del paradigma profesional tan interesante que estamos viviendo. Los cambios tecnológicos y sociales han propiciado que las formas de trabajar hayan dado un giro de 180 grados. Ya se puede trabajar a cualquier hora y en cualquier sitio, por lo que el concepto de oficina cambia, y los espacios de trabajo deben ser flexibles y adaptarse a estas nuevas formas de trabajar. Está comprobado que el 50% de los espacios de trabajo están actualmente vacíos en los despachos tradicionales.
¿En ese escenario, cuáles son las grandes tendencias en cuanto al diseño y gestión de los espacios de trabajo?
En líneas generales, los profesionales no quieren despachos privados estancos, sino tener la libertad de elegir dónde y cuándo quieren trabajar, y encontrar soluciones flexibles dentro y fuera de la propia sede. El sentido de pertenencia desaparece en las oficinas actuales.
La flexibilidad y diversidad de espacios es la clave para hacer del lugar de trabajo una herramienta esencial y de apoyo para el profesional. Los espacios de trabajo deben propiciar la colaboración y el corporativismo, favorecer el trabajo en equipo, sin olvidar las zonas en las que se pueda trabajar concentrado sin interrupciones, áreas de ocio y relax, zonas que favorezcan las conversaciones y la comunicación interna entre empleados y departamentos y, cuando la presencia no es necesaria, lugares fuera de la oficina para seguir trabajando de forma productiva con las herramientas adecuadas.
Además la sede corporativa se convierte en un lugar ya no sólo para empleados de la propia empresa, sino también abierto a clientes o colaboradores con los que compartir conocimiento e intercambiar experiencias.
¿En qué consiste la propuesta de 3g office?
En 3g office huimos de la estandarización y apostamos por que la sede corporativa sea la imagen de la cultura y estrategia de la compañía, porque cada compañía es única. Somos un grupo multinacional de empresas de servicios de consultoría, ingeniería y arquitectura corporativa y asesoramos a nuestros clientes a conseguir ventaja competitiva a través del diseño y la gestión de sus espacios corporativos. Nuestros principales servicios son: consultoría de workplace, gestión y optimización de espacios, mejora de la productividad, Facility Management, change management y coworking, entre otros.
¿Qué ventajas ofrecen a las empresas estos nuevos modelos?
Con los nuevos modelos de trabajo y nuevos espacios corporativos, empleados y empresas ganan. Para las empresas, quizás las ventajas más destacables sean: el ahorro en costes generales; bienestar del empleado, prioritario actualmente para las empresas; el aumento de la comunicación interna al no haber despachos ni barreras; favorecer la conciliación laboral, familiar y personal del empleado.
Asimismo, otros beneficios son la optimización de costes y sostenibilidad; conectividad 100% del empleado; fácil reconfiguración de las oficinas al no haber despachos asignados; mayor comunicación y alineación que facilita la identificación de nuevas oportunidades y aumento de la innovación y creatividad.
¿Se consigue mejorar la productividad de los empleados?
La oficina flexible tiene cierto parecido con la universidad. En la universidad empieza la libertad. Nadie controla si un alumno va o no a clase, y la productividad se mide con resultados.
En una empresa flexible la confianza es imprescindible y también se ha optado por medir la productividad de sus empleados por objetivos y resultados y no por horas de trabajo delante de una mesa. En estos casos, la productividad aumenta, ya que el profesional tiene libertad para elegir dónde y cuándo trabaja, por lo tanto es más creativo, más innovador y tiene mayor iniciativa y responsabilidad. Las oficinas flexibles incrementan un 15% la productividad.
¿Resulta costoso para las empresas implementar estos nuevos modelos?
Los despachos flexibles permiten rebajar entre un 30 y un 40% los costos operativos de las empresas. En general, los empresarios no conocen estos datos, pero son así de evidentes, y aún añadiría uno más que es importante a tener en cuenta, la implantación de una oficina flexible se rentabiliza en tan sólo un año, y los beneficios económicos son cuantificables a corto plazo.
Al acometer una sede flexible, se reducen los metros cuadrados o se reorganiza el espacio existente debido a la movilidad de los profesionales y a la reducción en número y tamaño de los despachos cerrados e individuales. Esta disminución de metros cuadrados o reorganización, en un 40% de media, conlleva una reducción de gastos directos en alquiler y servicios de mantenimiento, limpieza, energía, etcétera. La reducción de metros y la movilidad de las personas, reducen en más de un 35% las emisiones de CO2 y en más de un 50% el consumo energético.
¿En qué tipos de empresas o sectores se están produciendo cambios importantes en cuanto al manejo de los espacios de trabajo?
La transformación es una necesidad prioritaria en las empresas. Las nuevas formas de trabajar, las reestructuraciones de personal, la movilidad, la globalización, y la revolución tecnológica son algunas de las circunstancias que han acelerado esta necesidad.
Empresas como Microsoft, Nokia, Vodafone o Google son vanguardistas en este sentido, si bien es cierto que su perfil tecnológico exige una transformación constante, sin embargo otras compañías de sectores más tradicionales, como puede ser el financiero, más receloso de cambios y con más prejuicios que las anteriores, son también ejemplos de renovación. Todas ellas tienen un denominador común, acometer un cambio de sede como vehículo de su transformación.
Por último, ¿la manera cómo se han concebido las oficinas hasta ahora cambiará notoriamente en los siguientes años?
La revolución tecnológica no ha hecho más que empezar, y por lo tanto las formas de trabajar y las oficinas cambian y evolucionan constantemente. Por eso es muy importante no quedarse atrás, porque para muchas empresas, con filosofía y cultura tradicional, puede ser demasiado tarde.
