Seis enfoques para fortalecer la comunicación interna en nuestras empresas

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Por Silvia Carrillo (Colombia), Directora General, Eco Comunicadores

Así como los seres humanos tenemos oportunidades y fortalezas en nuestra comunicación, de igual forma, todas nuestras organizaciones tienen aspectos que resolver relacionados con este tema de actualidad. Casi siempre los problemas de clima laboral, engagement, cultura organizacional, rotación, entre otros, tienen su raíz en la incapacidad de nuestras empresas de formular una estrategia de comunicación coherente, estructurada y sostenible.

Para tratar de dar respuesta a esta problemática comunicacional y, producto del trabajo que venimos realizando desde hace varios años a nivel Latinoamérica con distintas organizaciones,  les presentamos siete enfoques importantes para fortalecer la comunicación al interior de nuestras empresas.

1. Fortalezca el espacio humano de interacción.

Las múltiples investigaciones realizadas con los colaboradores de empresas latinoamericanas nos arrojan una preferencia indiscutible por los espacios humanos de interacción (reuniones, celebraciones, capacitaciones). Los latinos nos sentimos más cómodos desde enfoques con mayor calidez y cercanía por lo que el contacto directo es y seguirá siendo altamente apreciado. Por ello, invierta mayores energías y esfuerzos en fortalecer este espacio sobre cualquier otro. Si bien, el correo electrónico, la intranet, el Facebook corporativo, etc ayudan a fortalecer la comunicación, difícilmente llegarán a ser el medio preferido y más efectivo para interactuar y comunicar.

2. Sensibilizar, alinear y formar en inteligencia comunicacional.

Ya decía John P. Kotter, profesor  de la Universidad de Harvard: “Los líderes deben alinear personas. Alinear es un desafío de comunicaciones más que un problema de diseño”. Los directores deben ser los grandes ejemplificadores de la buena comunicación en una empresa. En ese sentido, no debemos escatimar esfuerzos por formarlos y capacitarlos en habilidades blandas, que les ayuden a ganar mayor conciencia sobre estos temas, y afianzar su inteligencia comunicacional basada en un conocimiento profundo sobre sí mismos y sobre la naturaleza humana en general. Además, será misión de los líderes responder dos preguntas fundamentales, que guiarán el ejercicio comunicacional de sus organizaciones: ¿Cuál es el tipo de comunicación que necesita nuestra organización? y ¿cuáles serán los mensajes clave que posicionaremos en la mente y corazón de nuestros colaboradores durante un tiempo determinado?

3. Identificar  y atraer a los líderes informales.

Toda organización cuenta con personas carismáticas, sociables y generadoras de gran credibilidad y confianza entre sus equipos. Sin embargo, muchas de ellasno son líderes formales o jefes, más bien, son líderes naturales que podríamos identificar, formar y entrenar para que se constituyan en grandes aliados de nuestra organizaciones en la transmisión de información y en el recojo de percepciones entre sus compañeros.  Estos grupos son hoy conocidos como redes de facilitadores de comunicación y se constituyen, luego de los líderes formales, en el canal de comunicación más poderoso, ya que promueven decididamente la claridad, cobertura y oportunidad de los mensajes corporativos.

4. Estandarizar y pautear la comunicación.

Imagínese su organización: 100, 500, 1000, 5,000 ó 10,000 personas, cada una comunicándose como mejor le parece…!Todo un caos! Por ello, en nuestras organizaciones se deben generar las estructuras para darle formalidad a los sistemas de información y comunicación. Asimismo, es importante definir el tipo de comunicación que se busca y los mensajes que darán forma al discurso de nuestra empresa durante un tiempo determinado. En ese sentido, es fundamental construir nuestra política de comunicación y, al mismo tiempo, diseñar un módulo de comunicación interna dentro de la inducción corporativa, donde claramente expliquemos cuáles son los derechos y deberes comunicacionales de los empleados, así como las pautas para el buen uso de los distintos medios de comunicación corporativos.

5. Desarrollar periódicamente investigaciones de comunicación.

Invertir recursos, tiempo y esfuerzos en planes de comunicación sin tener una idea clara sobre lo que está pasando en la organización en este aspecto, quizá puede ser el mayor error que comenten las personas que trabajan estos temas en las instituciones.  Escuchar las percepciones y sentires de los colaboradores, además de ser  un ejercicio sano para todos, se constituye en el espacio formal y estructurado para diagnosticar de forma correcta las fortalezas y oportunidades de mejora de los temas de cultura, relaciones, medios, claridad, cobertura y oportunidad de los mensajes.  Lo que no se mide no es susceptible de ser mejorado. Por ello, evaluemos cómo estamos para plantear con mayor certeza las estrategias y planes de comunicación.

6. Conformar un comité interdisciplinario de comunicación.

Hemos escuchado decir con frecuencia que la comunicación es responsabilidad de todos. Para que esta premisa no quede en letra muerta debemos fomentar la activa participación y análisis de las distintas áreas de nuestras organizaciones en torno a estos temas. Un comité descentralizado de comunicaciones conformado por las distintas áreas (finanzas, operaciones, marketing y ventas, recursos humanos, comunicaciones) permitirá que cada una reflexione y proponga soluciones sobre la comunicación desde sus espacios y de la organización en general.  En otras palabras, todos  deben sentirse comprometidos con la comunicación de su empresa.

7. Trabajar una línea editorial para crecer en el disentimiento.

Hemos estado acostumbrados a mostrar y publicar sólo lo bueno y “maravilloso” de nuestras organizaciones, inclusive, muchas veces, con demasiado optimismo y poco sentido de la realidad. Esto ha generado colaboradores que se forman una imagen errada y poco aterrizada de sus centros de trabajo.  Esta mirada poco realista ha ocasionado una baja identificación y poco apoyo de los empleados en contextos de transformación y cambio. En ese sentido, los llamo a analizar el matiz y equilibrio de nuestra línea editorial en publicaciones internas como murales, periódicos, boletines, programas de radio o televisión. Aprovechemos para invitar a nuestros colaboradores a emitir sus opiniones y crítica constructiva respecto a la realidad de nuestras organizaciones a través de nuestros medios internos. De esta forma, estaremos creando una cultura de empleados más conscientes y solidarios.

 

 

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