Obligación de registro de planillas en Registro Nacional de Protección de Datos Personales

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Por José Burgos Cubillas (Perú), Abogado Laboralista del Estudio Grau, jburgos@estudiograu.com

El 22 de marzo de 2013 se publicó el Decreto Supremo 003-2013-JUS, que reglamenta la Ley N° 29733 de Protección de Datos Personales.  Esta norma ha creado el Registro Nacional de Protección de Datos Personales a cargo de la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales, en el cual se deben inscribir los bancos de datos personales de la administración pública o privada, su modificación o cancelación, así como otras circunstancias dispuestas por la ley y el reglamento. 

Se considera a los empleadores como titulares de Banco de Datos Personales porque tratan los datos personales de su personal, calificando sus planillas de remuneraciones como “Banco de Datos Personales”, lo que los obliga al registro de las planillas, para lo cual deben llenar un formulario y presentarlo ante el Registro Nacional de Protección de Datos Personales.

Respecto de la información a consignar en dicho formulario sugerimos tener presente lo siguiente:

  1. Identificar al titular del banco de datos personales y al encargado del tratamiento. Se debe indicar el nombre de la persona jurídica encargada de determinar la finalidad y contenido del banco de datos personales, el tratamiento de estos y las medidas de seguridad.
     
  2. La denominación y ubicación del banco de datos personales, sus finalidades y los usos previstos. Siendo la planilla un conjunto organizado de datos personales del personal originado por su vínculo laboral, sugerimos titularlo “Registro de Planilla de Trabajadores”, e indicar que su finalidad es la de dar cumplimiento a las disposiciones sobre la obligación de los empleadores de registrar en planillas a sus trabajadores. Entre los usos previstos, el más común, será el de recursos humanos.
     
  3. Tipos de datos personales sometidos a tratamiento en dicho banco. Se debe indicar qué información personal utiliza la empresa para identificar a su personal, como pueden ser los datos biométricos, los referidos a sus ingresos económicos, afiliación sindical u otra información contenida en las planillas.
     
  4. Procedimientos de obtención y el sistema de tratamiento de los datos personales. Corresponderá marcar la fuente de la recopilación de los datos personales (usualmente es el titular), el soporte y el procedimiento utilizado para la obtención de información (por ejemplo, los formularios de recursos humanos, entrevistas personales sostenidas con los trabajadores, entre otros).
     
  5. Ubicación física del banco de datos personales. Se deberá consignar la dirección en donde se encuentre la Planilla de Trabajadores, la misma que habitualmente coincide con la de la Empresa.
     
  6. Los destinatarios de transferencias de datos personales. Corresponderá informar si el titular del banco de datos personales, es decir el empleador, realiza transmisión, suministro o manifestación de datos personales, de carácter nacional o internacional, a una persona jurídica de derecho privado, a una entidad pública o a una persona natural distinta del titular de datos personales. 
     
  7. La descripción técnica de las medidas de seguridad. Para el tratamiento de datos personales, el titular del banco de datos personales debe adoptar medidas técnicas, organizativas y legales que garanticen su seguridad y eviten su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, por lo que debe informar en esta sección acerca de la implementación de dichas medidas.
     
  8. Tratamiento del consentimiento. De acuerdo a ley, no se requiere del consentimiento del titular de los datos personales (en este caso, el trabajador) si son necesarios para la ejecución de una relación contractual en la que el titular es parte, o si los datos personales se derivan de una relación profesional del titular y son necesarios para su desarrollo o cumplimiento.  Por ello, los contratos de trabajo no requieren fijar cláusulas sobre consentimiento.

La norma precisa que el incumplimiento de la obligación de registro constituye una infracción grave que faculta a la Autoridad Nacional a imponer multas que van desde más de S/.18,500.00 hasta S/.185,000.00.

Dicho formulario podrá ser visualizado a través del portal del Ministerio de Justicia http://www.minjus.gob.pe/wp-content/uploads/2013/10/FORMULARIO-DE-REGISTRO-PERSONA-JURÍDICA2.pdf.

 

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