La pesadilla de las reuniones de trabajo y proyectos en grupo

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Por Carla Olivieri –  Rectora de UCAL y Consultora en Felicidad, Liderazgo

¿No les ha pasado, que cuando tienen un proyecto en grupo nos encontramos con que hay una persona que quiere hacer todo solito; otro que no tiene idea de lo que pasa y uno que presta la casa?  

No es fácil trabajar un proyecto en equipo porque todos tenemos responsabilidades e inclusive gustos diferentes. Lo único que nos une es la meta en común de ese proyecto o trabajo.

Comparto algunos consejos que he aprendido de muchas reuniones frustradas y exitosas:

1. Todos deben estar alineados con la meta y los resultados a alcanzar. Redacten los objetivos esperados para tener un “contrato” compartido.

2. Nombren un líder del grupo que monitoreará los avances y administrará la agenda y actas de la reunión. 

3. Elijan a un moderador que controle los tiempos para cada tema a tratar y un secretario que redacte las actas.

4. Implementen un sistema para tomar decisiones para así evitar conflictos: Mayoría de votos o consenso total. También, definan cómo se actuará en caso de que algún miembro del grupo no asista a una reunión: ¿Alguien lo representará? ¿Pierde su voto?

5.  Establezcan una fecha y hora de reunión compatible con todos. Jamás impongan nada y el líder debe armonizar los intereses de todos.

6. Jamás tengan una reunión sin agenda. Esta debe definir los puntos a tratar, el tiempo por punto y el responsable por cada tema.

7.  Si deben decidir algo sobre alguna información, envíenla por correo unos días antes para que todos puedan leerla y venir con sus observaciones listas. Las reuniones se deben centrar en los aportes de cada uno y no en revisar contenidos. 

8. Siempre elaboren un acta de la reunión y registren las tareas y metas para la siguiente.

9. Las tardanzas sacan de quicio. Es importante recordar que la meta es de todos. Incluyan algún mecanismo para sancionar los malos hábitos como que tienen 5 minutos de tolerancia y a partir del minuto 6 uno aporta 1 sol por minuto tarde. 

10. Otro tema complicado es cuando alguien no cumple con los entregables. Una conversación del líder con esa persona ayuda. Escucharlo primero para ver qué está pasando. De repente no entiende bien su tarea o tiene algún problema personal. Luego que esa persona los escuche a ustedes y entienda que debe pedir ayuda si la necesita pero también déjenle en claro que de ninguna manera puede incumplir.

La clave del éxito de reuniones y proyectos grupales es invertir un espacio en la primera reunión para conocerse entre los miembros del equipo y para establecer los lineamientos de trabajo. Si no lo hacemos, se generan conflictos,  bandos e incumplimiento.

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