Eventos de motivación: crear equipos de alto rendimiento

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Por: www.eventoplus.com

El gurú John Schermerhorn la define como “las fuerzas dentro del individuo que definen el nivel, la dirección y la persistencia del esfuerzo realizado en el trabajo”. Esta definición de motivación explica la obsesión actual de más de un director de RRHH por la sagrada motivación, en un entorno en el cual las empresas ganan gracias a sus equipos humanos.

De la “Teoría X & Y” de Douglas McGregor a la “Teoría Z” del llamado estilo japonés de management por William Ouchi, existe un sinfín de estudios sobre cómo motivar a los empleados. Entre todos los medios que permiten motivar, los eventos destacan como una manera de dirigirse a sus empleados de manera diferente, hacerles compartir experiencias relacionadas con los valores a potenciar, cohesionar equipos, y cambiarles más que con otros métodos.

Hay quien dice que los empleados no se motivan, sino que cada uno decide si está motivado o no. Pero pocas empresas incluyen, en su gestión de RRHH, acciones cuyo resultado sea que sus empleados se sientan más identificados con la empresa y más a gusto, entiendan sus planes, tengan ganas de aportar su granito de arena a lo que hace la firma, en una palabra: que estén motivados. Como recuerda Marta Romo, gerente de la consultora de RRHH Eurotalent, “la motivación no sucede por omisión: tenemos que hacer un esfuerzo creativo por lanzar los estímulos adecuados que hagan a los otros motivarse”. ¿Cómo conseguirla?

Los eventos – una plataforma perfecta
El evento en sí no motiva, pero es una excelente plataforma para motivar. Permite sacar a la gente del entorno de cada día y ofrecerles un momento diferente. Difícil motivar en la sala de reunión en la que se celebra la reunión semanal… Como comenta Paco Muro, “un evento de motivación puede ser un apoyo a la motivación fomentando sensaciones motivantes que contrapesen la tensión del día a día”. El evento tiene este carácter excepcional que permite sorprender a los asistentes y hacerles más receptivos.

Otra ventaja del evento es su carácter experiencial, que no se puede comparar con otros canales utilizados en comunicación interna (memorando, reunión “normal”, condiciones financieras). Y en esta dirección van los eventos de motivación: ofrecer experiencias, talleres, actividades de grupos, juegos de rol, etc.

Javier Iglesias de Tursingular recuerda: “Podemos intentar motivar a través del correo electrónico pero sólo a través de un acto presencial con la implicación de los participantes podremos transmitir mensajes, generar actitudes, motivar a la audiencia y persuadirla para que actúe de una forma concreta”.

Los eventos también permiten compartir momentos entre el equipo, y hacer que todos sigan un mismo objetivo, por lo menos durante el evento, y que tengan que trabajar entre todos para alcanzarlo, con los lazos que esto crea. De hecho, casi todos los eventos motivacionales incluyen una dimensión colectiva, de teambuilding (por ejemplo, cumplir una misión en grupo) además de enriquecer a los asistentes a nivel personal, por la satisfacción de haber realizado dicha actividad juntos.

Al final, los eventos ofrecen un sinfín de herramientas que permiten motivar, desde una actividad deportiva hasta una ponencia, desde una buena combinación de elementos técnicos (música, audiovisuales, luces, efectos especiales) hasta un juego en grupo.

Coordinación con otras acciones de RRHH
El evento puede ayudar mucho pero si la base no es buena, si los empleados tienen un problema de insatisfacción profunda, un paintball no cambiará la situación. La empresa no puede descuidar aspectos básicos de motivación como el salario, las condiciones de trabajo, el reconocimiento, el ambiente, las relaciones interpersonales, etc. “ya que cualquier tipo de esfuerzo en la realización de un evento de este tipo será en balde y tendría el efecto contrario de crítica por parte de los profesionales de la organización”, según Marta Romo.

Por tanto, es esencial que se coordinen con las acciones de RRHH para ser una acción más en camino hacia la mejora de la empresa. Raúl Píriz recuerda que, como parte del plan de marketing anual (teóricamente…), los eventos tienen que estar en la planificación de gestión de RRHH: “Los eventos se han de integrar en una política, de la mano de una estrategia y dirigida a unos objetivos. Su planificación ha de ser continuada, consensuada con los empleados y revisada adecuadamente en función de los objetivos alcanzados.” Algo alejado del clásico “esta temporada va a ser exigente, ¿por qué no hacemos un outdoor para motivarles?”

Y entonces, ¿cuándo es el buen momento para organizar un evento de motivación? Paco Muro afirma que a menudo el evento de motivación forma parte de un evento más completo. “Las convenciones anuales en las que se plantean los retos del año parecen un buen momento para organizar un gran evento. La época veraniega parece más propicia para pequeños eventos de equipos puntuales”.

Al final, el evento es una herramienta perfecta si la base, es decir, la situación de recursos humanos de la empresa es más o menos buena. “Un evento es eficiente si se da la existencia de un buen clima laboral”, como comenta Raúl Píriz. Y Laura García recuerda que el evento de motivación debe de basarse en una visión clara de la empresa sobre lo que quiere comunicar a sus empleados. “La empresa siempre tiene que ser capaz de transmitir a sus empleados sus metas con claridad y fijar objetivos bien definidos”.

Más allá de Paintball y Quads
El paintball aún no ha pasado de moda, pero el organizador puede utilizar muchos otros medios para motivar. He aquí algunas maneras de crear un equipo con ganas de “comerse el mundo”.

Las actividades deportivas siguen en pie
Desde el famoso paintball hasta olimpíadas en las que los empleados participan en actividades deportivas (Fútbol7, pádel, tenis, golf…) generalmente en equipo para fomentar el compañerismo, la integración, la competitividad sana, el trabajo en equipo, el esfuerzo… las actividades deportivas siguen siendo muy fuertes. Raimond Torrents explica el poder de las actividades de teambuilding para motivar y a la vez comunicar valores de trabajo en equipo: “Basan su funcionamiento en la dinámica que provoca el tener que llegar a unos objetivos, los del juego, mediante un grupo de personas que sólo podrán alcanzarlos funcionando como equipo”.

Más allá de la actividad de grupo: paralelismos y conferenciantes
“Subir al Everest es cuestión de técnica pero mucho más de fuerza mental. No hay montaña demasiado alta”, contó Cathy O’Dowd, alpinista ahora conferenciante internacional, en una charla de MPI en Madrid, multiplicando los paralelismos entre esta disciplina y la vida personal y profesional. Un buen ponente motivacional puede cargar las pilas de nuestro equipo como nadie y permite transmitir el mensaje de manera original. “Traer a un speaker externo goza de mayor credibilidad que los jefes, demuestra la preocupación por los empleados,” explica Antonio García de Thinking Heads. El caso de baloncesto de Global Events, por ejemplo (ver caja) ilustra el poder del paralelismo entre la vida profesional y situaciones del mundo del deporte, si son contadas por un gran experto.

Actividades formativas…
Trendwatching.com destaca, como tendencia actual, la obsesión por aprender. “Lo que sé” se vuelve más importante que “lo que tengo”. Esta tendencia llega a los eventos de motivación, que “experimentan una transformación con la incorporación de nuevas actividades que no sólo puedan aplicarse en el mundo laboral sino también en la vida personal”, según Fernando López de Divertia Smile Company. Cursos de cocina, catas de vino, tai chi, yoga, risoterapia, o actividades culturales… son cada vez más demandadas. La actividad de tambores propuesta por Sewa Beats, por ejemplo, permite a los asistentes conocer una actividad artística nueva, algo que contar cuando vuelvan a casa… Teamtowers permite a los asistentes participar, generalmente por primera vez, en la construcción de una torre humana (“castell”).

La formación puramente profesional forma parte cada vez más del evento de motivación. Como lo subraya Fernando Le Monnier de Kivicom, “el futuro de la motivación pasará por soluciones cada vez más sofisticadas. Uno de los conceptos que parece tendrá mayor desarrollo serán los eventos híbridos que combinarán el incentivo con la formación, la actividad lúdica con el desarrollo de alguna habilidad o competencia directiva”.

… y con valores éticos
Siguiendo el desarrollo de la RSC a nivel de empresa, pero también la mayor concienciación personal de cada uno, las acciones de voluntariado se ponen de moda. Menchu Moreno de Global Events destaca, como tendencia, “la actividad social, en la que los participantes ayudan con sus juegos a una causa social o ecológica. Refuerzan así la imagen de la compañía de cara al exterior y a sus empleados”. Realizar una actividad social o medioambiental ha demostrado ser, además de una buena causa, una gran manera de motivar (ver caso Trackter para Top Cable). De hecho las agencias como Yeti o Terra Consultoria de Incentivos que han desarrollado departamentos o productos específicos en este campo, lo aplican principalmente para eventos motivacionales. Ayudar en un centro para niños minusválidos o irse al campo a plantar árboles parece tener más impacto motivacional que una estancia en un resort de lujo. Como dice Carlos Tuduri de la ONG Turismo Justo, “trabajar conjuntamente para un fin solidario es una fórmula ideal para cimentar las relaciones de equipo”.

Actividades más sofisticadas
El torneo de fútbol siempre gusta, pero cada vez se conciben actividades más sofisticadas. La clave es crear una experiencia completa, como subraya Paco Muro: “La tendencia es pasar de juegos y actividades outdoor a verdaderas experiencias dirigidas a la reflexión y el cambio”. Y para un mayor impacto, el componente técnico se vuelve cada vez más importante. Kivicom organizó así una actividad outdoor en la cual los equipos tenían que conseguir elementos para realizar un collage. Iban en 4×4 y tenían que estructurar su equipo y gestionar su proyecto con la ayuda de unos PDAs. Activa ideó una gymkhana gastronómica en la que los asistentes se dirigían de un bar de tapas a otro gracias a un GPS. Muchas acciones (ver caso BBVA organizado por Hat Trick Eventos) o una solución online, sea un blog o un microsite, permiten animar el evento y maximizar su impacto. Además, el uso de tecnologías en las actividades puede enriquecer la experiencia.

Los eventos de motivación indoor
El resultado es que los eventos de motivación han sufrido una metamorfosis y ya son eventos complejos en los que intervienen creativos, especialistas en actividades de motivación, programadores, diseñadores gráficos… Y si las actividades outdoor siguen en demanda, la búsqueda de actividades originales y el hecho de que se organicen otras sesiones (de formación por ejemplo) durante el evento han impulsado las actividades indoor. El “Grandis Day” organizado por Shackleton Events para Mitsubishi (ver casos en Premios eventoplus) es un ejemplo de evento motivacional realizado, de manera sorprendente, en una gran nave.

Tito Rodríguez de Eventplanet explica: “Se trata de realizar eventos tematizados donde las actividades outdoor (paintball, orientación…), cada vez menos frecuentes, forman parte del guión del evento como apoyo a una experiencia más global. La mayor demanda de este tipo de eventos ha llevado a que se realicen en más épocas del año por lo que hay que diseñar eventos indoor para escaparse de las inclemencias meteorológicas”.

Algunas claves para eventos de motivación
Los eventos de motivación tienen sus factores clave de éxito propios, combinación de técnicas de comunicación, trato de la gente, tipos de experiencias a ofrecer, gestión del grupo. Veamos algunas claves:

Entender los objetivos y la audiencia
Está claro en todos los eventos: todo empieza por un buen conocimiento del target y de lo que se pretende conseguir. Javier Iglesias de Tursingular recuerda que “para motivar, tenemos que conocer perfectamente los deseos y las necesidades de nuestra audiencia”. Grupo joven o no, que se conoce o no, atraído por el deporte y la superación o más tranquilo… son las primeras preguntas.

Creatividad
La creatividad y el factor sorpresa son ahora requerimientos de una audiencia exigente, y permiten un efecto más profundo. Que los empleados se digan “¿Han concebido esta actividad original para nosotros?” es importante para impactar a los empleados. Antonio Mateo de Terra Consultoria de Incentivos explica la importancia del factor sorpresa cuando dice que los participantes “deben descubrir a última hora la sorpresa y las expectativas creadas deben cumplirse”.

Entusiasmo
Obviamente, un evento que pretende motivar empieza con un equipo entusiasta y cuyo entusiasmo sea comunicable. Fernando Le Monnier estima esencial “muchas dosis de dinamismo, participación y comunicación interpersonal”. El equipo que coordina el evento tiene un protago-nismo mayor e interactúan más con el grupo que en otros eventos. La motivación empieza con ellos.

Calentar el equipo
Un buen evento motivacional suele empezar “calentando” al público, con una buena comunicación pre-evento. Como en el evento organizado por Yeti entorno a la temática “El Señor de los Anillos”, cuya comunicación empezaba con un vídeo al estilo de la película, anunciando que un grupo de intrépidos tenía que recuperar el anillo. El hecho de comunicar de manera creativa antes del evento permite que el público llegue curioso y receptivo. Para ello, se utilizan cada vez más medios online: página web del evento, blog, e-newsletters, comunicación por SMS, o incluso medios más tradicionales como carteles y folletos, CDs o DVDs… Corsino Fernández de XTRM, que presta sus servicios a agencias, aporta otro ángulo posible: “La comuni-cación pre-evento es importante, aunque si no contamos con ella podemos jugar con el factor sorpresa”.

Valores de la empresa
Está claro en casi todos los ejemplos que presentamos aquí: la actividad tiene que aplicar valores importantes para la empresa, sea trabajo en equipo, superación, modernidad, creatividad, etc. Una buena actividad no es la más original o la más extrema, sino también la que más sentido tiene para la empresa. Álvaro Solache de Teamtowers opina que “las organizaciones cada vez buscan eventos que les aporten un mayor valor formativo en cuanto a valores y competencias de equipo”.

Diversión y participación
El evento motivacional es a menudo el más participativo y se suele basar en actividades. Como dice Antonio Mateo, “no es lo mismo que te lo cuenten a que lo vivas. Hacer vivir experiencias es primordial.” Si un buen ponente puede tener un alto impacto motivacional, el hecho de vivir una experiencia diferente consiste en general en la base del evento de motivación. El target, tras realizar actividades impac-tantes, tenderá a recordarlo durante más tiempo. Fernando López afirma: “El entusiasmo se logra creando actividades divertidas, fáciles de comprender y realizar, y muy originales.” José María Larrinaga de Nautical Larrinaga añade que “si se divierten y aprenden, se quedan con más conceptos de los que creemos”. “Los resultados son consecuencia directa de haber sentido emoción y buen feeling con el desarrollo de la actividad”, añade Santiago Olivar de The Balloon Company.

Menchu Moreno destaca como clave: “Ante todo, un entretenimiento bien conducido y original. No debemos olvidar que han acudido a la convención por motivos laborales. Si, además, les ofrecemos una actividad lúdica que ya han practicado o que demuestra desinterés por parte de la empresa, el entretenimiento puede tornarse en motivo de frustración y enfado. Hay que demostrar con la actividad que los asistentes son los auténticos protagonistas y los juegos han sido diseñados exclusivamente para ellos”.

Seguimiento y comunicación post-evento
La comunicación va más allá del inicio del evento. “La idea es cerrar el círculo: antes, durante y después, y que la experiencia vivida quiera ser repetida en sucesivas ediciones,” explica Tito Rodríguez. Es crucial mantener vivo el recuerdo. Jordi Munell de Tornasol Aventura recuerda que “la preparación y difusión previa permite una mayor comunicación, interrelación, feedback, competitividad, estímulo de la creatividad… consiguiendo un valor añadido emocional, lo que consigue la prolongación de la repercusión de los efectos del evento”.

Para esto, varias posibilidades, empezando con dar un recuerdo de lo que se hizo en el evento: “En la comunicación post-evento, cosas como entregar un vídeo resumen es una fórmula ideal para que el cliente quiera repetir” sugiere Corsino Fernández. Pero este seguimiento tiene también que ser “serio” y orientado a la acción. “Es más importante transformar el evento en conclusiones que las acciones en sí”, observa Paco Muro.

El reconocimiento sigue siendo esencial
Cualquiera que sea el contenido del evento, el reconocimiento profesional y personal es esencial… y la naturaleza motivacional que pueden tener los eventos depende mucho de este reconocimiento. En la conferencia europea de MPI 2005, el conferenciante Colin Turner se dirigió a los profesionales de eventos: "Estáis en el negocio que ofrece a la gente lo que más desean, es decir, sentirse valorados". La emoción de recibir una invitación a un evento especial, de ser acogido con elegancia, de que la empresa les ofrezca una actividad outdoor muy original es una muestra de valoración muy apreciada.

Otro beneficio es que los eventos motivan sin depender de compensaciones económicas y sin crear precedentes en este campo. Paco Muro comenta que “los eventos aportan algo esencial: el poder dar un premio, una muestra de agradecimiento o un contundente reconocimiento sin que ello obligue a la compañía a una retribución que alguien entendería como consolidada”.

¿Qué es y qué hace la motivación?
La motivación es una ciencia compleja sobre la que se investiga desde el siglo XIX y todavía se está investigando. En todo caso, antes de organizar un evento de este tipo, no es inútil volver a los factores que hacen la motivación. He aquí los principales:

Cultura de empresa
La cultura de empresa se ejerce en cada despacho y en cada conversación. Marta Romo nos recuerda el estudio de David Freemantle según el cual es el estímulo que tiene más impacto en la motivación (18,6%) “ya que toca nuestros ideales y valores, y nos permite identificarnos con los de la compañía y dar mayor sentido a nuestra función”. Pero esta cultura no se pone en un slide PowerPoint, sino que se tiene que aplicar de manera que implique a los empleados. Como dice Paco Muro de Grupo Otto Walter, “hay que trabajar la cultura de la compañía en los detalles cercanos y trasladarla a las actuaciones cotidianas. La cultura conceptual no aporta excesiva motivación”. Un ejemplo de aplicación en eventos la protagoniza L’Art-en-Scène, que realiza para un banco seminarios en los que se explica y se hace vivir la cultura de empresa mediante talleres de arte (pintura, escultura). También un evento de teambuilding bien hecho permite materializar una cultura corporativa de superación o de trabajo en equipo.

Cohesión del grupo
Todas las iniciativas relacionadas con la cohesión del grupo tienen un impacto positivo en el ambiente y la motivación. Conocer a sus compañeros como personas, más allá de como simples profesionales, entender que todos trabajan hacia un mismo objetivo, conseguir un buen ambiente entre todos, son elementos esenciales. Como nos recuerda Marta Romo citando los trabajos de David Freemantle, “la cohesión del equipo es uno de los cinco factores más estimulantes (8,5%) ya que tiene que ver con lo social”. Obviamente, el evento tiene un papel esencial para esta cohesión, al permitir conocerse entres compañeros en un entorno diferente, y realizando actividades (sean originales o extremas) juntos. Bajar un río con los compañeros construye relaciones más próximas que verlos en la reunión de ventas del lunes…

Reconocimiento
Es el estímulo más económico… y probablemente el más desaprovechado. Pero no deja de ser esencial: sentirse valorado tiene un gran impacto emocional, y la invitación a un evento es una demostración de aprecio y respeto por los profesionales. Para Laura García de Tea-cegos, “el reconocimiento positivo es, para el empleado, un instrumento poderoso para su movilización y para que pueda continuar liberando esta energía positiva”. Raúl Píriz de RRHH Magazine recuerda que “la motivación de los empleados está íntimamente ligada a su reconocimiento individualizado y colectivo y a una compensación salarial y extrasalarial justa”.

Diversión
¡Pasarlo bien, simplemente! La diversión no es motivación, pero sí un excelente potenciador de la motivación. La diversión facilita el aprendizaje, potencia la creatividad y genera un recuerdo mucho mayor. Provocar encuentros divertidos entre los empleados favorecerá las relaciones interpersonales, y eso sí que ayuda a la motivación. Como dice Raimond Torrents, autor del libro “Eventos de empresa – el poder de la comunicación en vivo”, “la diversión, cuando es colectiva, genera respuestas colectivas, vivencias que unen a aquellos que las comparten, anécdotas que recordaremos cuando volvamos a casa…”. Es algo a recordar para eventos de motivación: la mejor actividad de superación, la mejor ponencia motivacional gana mucho si se combina con momentos de humor.

Optimismo
Es una cualidad natural pero también se cultiva, a base de una comunicación positiva de la empresa a sus empleados, a parte de tener un plan claro y coherente. En todo caso, es un factor de motivación y de rendimiento fantástico. Un estudio de Martin Seligman demostró el poder del optimismo por encima de los conocimientos técnicos. Creó, para la aseguradora Met Life, tres grupos de vendedores seleccionados en función de sus conocimientos y de su optimismo: un grupo de optimistas, otro de pesimistas (ambos con los mismos conocimientos), y el grupo “comando”, de 129 vendedores muy optimistas pero sin muchos conocimientos, que no se hubieran reclutado en situación normal. Dos años después, los optimistas vendían un 31% más que los pesimistas y el equipo “comando” vendió ¡un 57% más! Cuidar el optimismo de los empleados tiene que formar parte de cualquier evento motivacional.

El “equipo A”
Entre los criterios está también el orgullo de estar en la empresa, la convicción de que está bien gestionada, que tiene una buena reputación, que tiene y tendrá éxito. Aquí también los eventos tienen un papel obvio. Una buena puesta en escena que valora nuestra marca y destaca los límites de los competidores es un gran clásico en convenciones y permite estimular este orgullo.

… y los más clásicos
Obviamente, todo el resto es importante pero no da de comer… Tener condiciones financieras adecuadas es un factor importante en la motivación. Otros factores son el interés o la variedad del trabajo por ejemplo, pero los eventos entran un poco menos en este campo.

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