Elija al mejor: cómo entrevistar con efectividad

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Por Sergio Borasino y Víctor Vignale, partners de AB INAC Executive Search

Sesenta minutos para conocer a una persona. Sigmund Freud nos diría que estamos locos. El psicoanálisis toma años de sesiones diarias (de aproximadamente 45 minutos)  y aun así, muchas personas no llegan a entenderse a sí mismas. Una entrevista de trabajo es un ejercicio distinto. No necesitamos saber todo de la persona, solo lo indispensable para compararlo con otros y tomar una decisión. El mundo empresarial tiene otro ritmo y otras reglas de juego. No hay espacio para la perfección. Es muy cara, poco eficiente. Tenemos que ser competitivos y trabajar con los recursos y tiempos que contamos. Neto: tenemos una hora para elegir o descartar. Esto es lo que llamamos entrevistas de trabajo.

El siguiente es el primero de dos artículos que buscan ayudar a optimizar esos 60 minutos y obtener los mejores resultados posibles.

Los tres primeros pasos: Preparación, preparación, preparación.

Una vez más el pre trabajo hace la diferencia. Sólo contamos con una hora así que para aprovechar este tiempo debemos de preparar la reunión. Para esto, lo primero es revisar exhaustivamente todos los materiales  de información acerca de la posición y el candidato.

Noten que este paso es crucial por dos razones: La obvia es que nos permite optimizar el tiempo. La segunda razón es que nos ayuda a crear una buena impresión en el candidato. Una buena preparación vende profesionalismo y te posiciona como una persona respetuosa del tiempo personal y ajeno.

Debemos comenzar por el perfil. En un proceso ordenado, previo a la entrevista y el reclutamiento, nuestra empresa se ha alineado en cuanto a lo que buscamos. Si este proceso no se ha llevado a cabo, háganlo antes de la entrevista.

Para poder medir a un candidato necesitamos un perfil que haga las veces de “Identikit”: una descripción detallada y un sueldo. Para esto se deben tener en cuenta las necesidades de la empresa (mediano/largo plazo, por ejemplo qué requerimientos de talento se tienen en el largo plazo y por lo tanto cuál será la línea de carrera esperada para el candidatos), las necesidades del puesto (corto/mediano plazo, por ejemplo: cuáles son las prioridades del puesto y qué tipo de experiencia pasada ayudaría a resolverlas ) y las opciones que el mercado laboral ofrece (revisar si no estamos buscando algo que no existe o que no encaja en nuestro presupuesto).

Entrevistar sin un perfil es buscar una aguja en un pajar sin saber qué es lo que se está buscando. Definitivamente queremos evitar decir algo a un candidato y luego tener que retractarnos o peor aun tener que volver a entrevistarlo para explorar requisitos que previamente no sabíamos que existían.

En segundo lugar debemos contrastar el CV con el perfil. Adicionalmente debemos utilizar todas las herramientas que tengamos disponibles antes de la entrevista para despejar las dudas generadas al contrastar el CV y el perfil. Algunas de estas herramientas son:

  • Informes psicológicos,
  • Pruebas técnicas,
  • Recomendaciones de antiguos empleadores,
  • Información disponible en Internet acerca de la persona (se sorprenderían de ver todo lo que se puede averiguar de una persona con solo poner su nombre en un buscador en Internet),
  • Comentarios de personas que lo conocen, etcétera.

Con esto podremos poner un check al lado de algunos de los requisitos del perfil  pero no de todos. Por ejemplo, chequearemos edad, años de experiencia relacionada, título profesional, entre otros.   Pero será más difícil entender si la persona es introvertida o extrovertida, si es proactivo o reactivo, si es paciente y tolerante o si es impulsivo, si es ambicioso o no, o si simplemente nos cae bien y nos gustaría trabajar con él.

De aquí podríamos establecer un plan de acción con objetivos claros para la entrevista de manera que al final podamos poner un check al lado de todos los requisitos del perfil o descalificarlo entendiendo exactamente que parte del perfil no cumplía.

Un plan claro para la entrevista: Como entender si cumple o no con el perfil de lo que busco

Gracias al paso anterior ya sabemos qué es lo que necesitamos saber la final de la entrevista. Queda pendiente definir cómo hacer para obtener esa información. Sobre la ejecución del plan, podemos decir que existen herramientas para conducir la entrevista como existen culturas organizacionales: ¡Millones!

Muchas empresas reconocidas compraron el concepto de gestión por competencias y por ende su plan es evaluar a los candidatos en base a su comportamiento pasado. La gran hipótesis acá es que el comportamiento pasado predecirá el comportamiento futuro. Es por ello que muchas de sus preguntas piden un relato de hechos del pasado como por ejemplo: ¿Cuéntame de una ocasión en la que lideraste un grupo y gracias ti el grupo logró un resultado sobresaliente?

Otros son más escépticos y buscan ver con sus propios ojos el comportamiento. Así acabamos con gente que escoge estilos de entrevistador agresivo cuando desean medir autoconfianza y tolerancia  a la presión, o pasivo cuando quieren ver proactividad y elocuencia.  Otros generan dinámicas de grupo (mayormente para mandos bajos y medios).

Algunos van más allá del esquema de la misma entrevista y dejan esperando al candidato con el objetivo de medir su motivación y tolerancia. Algunas empresas usan la prueba del polígrafo. En fin. Hay mil formas de intentar llegar a las respuestas. La verdad es que ninguna forma es perfecta ni infalible. Es por ello que la mayoría de headhunters ofrecen un periodo de garantía para sus servicios a empresas.

Como dijimos, habrá tantas ejecuciones como culturas organizacionales. Podemos estar de acuerdo o no con la ejecución escogida como podemos o no adaptarnos a una cultura organizacional. Allí la belleza del proceso. Reclutador y candidato empiezan a medir que tanta afinidad hay entre ellos con la ejecución de la entrevista.

Errores frecuentes en el pre trabajo:

A continuación algunos elementos  que constantemente no se incluyen en el perfil y que siempre deberían ser incluidos:

  • ¿Qué clase de experiencia debe tener el candidato? ¿En qué tipo de empresa debe haber trabajado y por cuantos años? ¿Qué posiciones debe de haber ocupado?
  • ¿Qué tipo de personalidad debe tener el candidato?
  • Paquete de compensación: ¿Cuánto ganará? ¿Es esto un sueldo realista versus el mercado laboral? ¿El sueldo elegido encaja con las bandas salariales de mi empresa o esta persona será la mejor (o peor) pagada de la empresa a su mismo nivel?
  • ¿Cuál es  la línea de carrera que se le ofrecerá? Todos los candidatos de mando medio y alto preguntarán por esto.
  • ¿A quién reportará? ¿Quiénes le reportarán?
  • ¿Cuál será el título formal del puesto que ocupará?

 A continuación algunos consejos al revisar el CV que siempre deberían ser tomados en cuenta:

  • Notar si existen espacios de tiempo no documentados en el CV. Es importante entender en qué ocupó su tiempo en esos años. Esto puede traer evidencia de la motivación que tiene por el puesto,  además de su proactividad, persistencia e iniciativa.
  • Leer atentamente los logros y formular contra preguntas que permitan esclarecer si la persona es el único responsable de estos logros, y si los logros son realmente importantes. Por ejemplo, un marketero que señala  “Durante mi gestión las ventas crecieron en 12%”. La contrapregunta clara es cuanto creció el mercado por sí sólo y/o cuántos puntos de participación de mercado ganó. Esto porque si el mercado creció en 15% durante su gestión, esta persona perdió participación de mercado, por lo que su gestión fue negativa.
  • La información personal puede ser reveladora de la personalidad en algunos casos. La psicología indica ciertas vivencias definitivamente tiene un  impacto en su motivación y personalidad.
  • En cuanto a temas técnicos que no comprendemos lo aconsejable es anotarlos y tratar de entenderlos con un especialista. Esto porque dependiendo de la formación del evaluador entenderá o no temas relacionados con ingeniería, ventas, marketing, construcción, etc. Idealmente delegaremos la evaluación técnica a un especialista mediante una entrevista adicional o mediante el uso de una prueba que permita evaluarlo (que cuente con solucionario).
  • Revisar la cantidad de cambios laborales que ha tenido a lo largo de su trayectoria. Si se ha cambiado en promedio más de una vez, cada cuatro años es posible que debamos hacer preguntas en la entrevista para entender qué lo suscitó y descartar que la persona es poco leal.
  • Leer con atención los títulos. Hay mil formas de vender verdades relativas. Por ejemplo, "Estudios profesionales: Universidad Piura, Facultad de Administración de Empresas  2000-2005". Lo anterior indica que la persona llevó clases en ese período de tiempo. No indica que se graduó. No indica en que ciclo se quedó…pudo haber llevado un curso por semestre únicamente.

En Resumen

El pre trabajo es  crucial para hacer una buena entrevista. Los pasos básicos son:

1.   Crear un perfil de la persona ideal para el puesto,

2.   Revisar la información disponible del candidato a entrevistar (CV, informes, entre otros), y

3.   Planear cómo despejar las dudas al contrastar el perfil versus el CV y los otros materiales: con preguntas directas, con casos, con pruebas técnicas, entre otros.

 

 

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