El reto de gestionar una capacitación masiva

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Por Roy Justo (Perú) – CEO & Founder de Compendio.pe

Cada vez son más las empresas peruanas que apuestan por implementar plataformas de e-learning para llevar a cabo las capacitaciones que requiere su personal, ello en vista de las ventajas que ofrece el método virtual frente a las tradicionales capacitaciones presenciales, como por ejemplo, un considerable ahorro del presupuesto, reducción de tiempos, y sobre todo un registro de los resultados que se van obteniendo. Sin embargo, siempre surgen preguntas respecto a la forma más eficiente de aprovechar las plataformas de e-learning, principalmente para llevar a cabo capacitaciones dirigidas a un gran número de personas.

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Precisamente, hace un mes empezamos a trabajar con una empresa local que cuenta con una red de tiendas a nivel nacional, con cientos de empleados desempeñando funciones muy diversas y, para complejizar aún más el escenario, con una rotación permanente de personal. Por las características del negocio, el área de Recursos Humanos de dicha empresa tenía problemas para coberturar de manera oportuna la inducción del nuevo personal. Entonces, además de implementar una solución elearning, se necesitó ciertas estrategias claves para asegurar la efectividad del programa.

La primera estrategia clave fue distribuir la responsabilidad de supervisión de las capacitaciones; ya que gestionar la capacitación de una gran cantidad de personas requiere apoyarse en los líderes ubicados entre la coordinación central y los usuarios. Por ejemplo, en un caso como el señalado, dichos líderes podrían ser los jefes de cada una de las tiendas en Lima y provincias. Delegar en estos mandos intermedios la supervisión de la capacitación virtual del grupo a su cargo es una solución muy efectiva, y a su vez podemos apoyarnos en los reportes online en tiempo real que nos ofrecen las plataformas de e-learning.

La segunda estrategia fue mantener actualizada la lista de usuarios de la plataforma. Esto implica habilitar de manera inmediata a los colaboradores ingresantes, y deshabilitar a los que ya no formen parte de la organización o que estén de licencia. Con ello podremos asegurar que los indicadores generados por la plataforma de capacitación online muestren información precisa; sobre todo en lo que respecta al porcentaje de participación, el cual es uno de los indicadores más solicitados por las gerencias al evaluar el resultado de los programas de capacitación virtual.

La tercera estrategia fue utilizar criterios de agrupamiento para organizar a los colaboradores. Por ejemplo, podemos agrupar al personal según su cargo, proceso en los que intervienen, tienda en las que trabajan, o cualquier otra pauta relevante para la organización. Esto permite una gestión en bloque muy útil por ejemplo para desplegar un plan malla de capacitación.

Del mismo modo, estos criterios de agrupamiento se pueden utilizar transversalmente para generar reportes de resultados que se ajusten a las necesidades de información que podamos tener, ya sea para evaluar al personal o programar capacitaciones específicas a cualquier usuario que las necesite con un solo clic.

Estas tres simples recomendaciones pueden ayudarnos a manejar un gran volumen de personal y llevar a cabo capacitaciones exitosas, sin que ello implique afectar la productividad de la empresa ni los tiempos de nuestros colaboradores; ya que las capacitaciones a través de plataformas de e-learning flexibles se pueden programar incluso en micromomentos menores a 5 minutos, al igual que los repasos, y también se pueden efectuar a través de dispositivos móviles.

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