Comunicación interna en tiempos de cambio

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Por Jean Pierre Sciolli, Director, Sciolli Comunicadores, jeanpierre@sciolli.com

“El cambio es lo único constante en el mundo” es una frase que hemos escuchado muchas veces y no deja de ser, a estas alturas, completamente cierta. Pensemos en nuestra especie y su propia naturaleza evolutiva, es decir, no nos vemos como lucíamos hace 30,000 años, mucho ha cambiado. Por lo tanto, pensaríamos que nuestra capacidad para aceptar y manejar procesos de cambio sería excelente, incluso filogenético, sin embargo nuestro cerebro tiene una agenda propia: prefiere su disciplina y sus costumbres “no me enfrentes a cosas que no conozco”; pero señores, esta actitud también es humana. Es por eso que la facilidad para resistirnos a lo nuevo lo observamos en varios aspectos de la vida y el ámbito empresarial no es la excepción. En ese sentido, como agencia de Comunicaciones Corporativas, hemos considerado importante compartir algunas acciones de comunicación interna para cuando se enfrenten a una iniciativa de cambio en sus organizaciones.

No existe un plan de comunicaciones de cambio perfecto, pero plan ificar es el primer paso para gestionarlo. El cambio es un proceso que suele ser difícil y confuso sin importar cuánto se organice, la planificación solo contiene nuevas tareas mientras que el cerebro administra comportamientos y hábitos enraizados. Es un buen momento para escuchar a todas sus audiencias, pero no olvide los aportes de los colaboradores que les entusiasma romper el status quo, asícomo averiguar que se utilizóen otras empresas y adaptar procesos que sirvan para su organización.

Tenga una visión del cambio deseado en términos de comportamientos y actitudes. Pregúntese: ¿Quépiensa ahora el usuario interno? ¿Cómo actúa? Y ¿Quéquiero que piense? ¿Cómo quiero que actúe? ¿Quéacciones se están llevando a cabo en mi organización que facilitarán el cambio? De este ejercicio se puede desprender el mensaje clave que llevaráa la acción y las personas tendrán un camino a seguir.

Brinde información de calidad. La información, dependiendo del impacto esperado, debe ser concisa, relevante y dada en el momento oportuno. No llegue tarde a sus públicos.

Utilicemos palabras simples. Preguntémonos qué está cambiando y porqué. Dejando de lado las palabras corporativas, se pueden alcanzar conceptos simples y comprensibles. Haciendo tangible el proceso se puede identificar el comportamiento esperado y minimizar el stress.

Los rumores son inevitables pero pueden ser gestionados. Integre los procesos de comunicación desde el inicio del proceso de cambio y comparta la información lo antes posible. Al no manejar los rumores, el temor y la inseguridad se instauran en la organización pudiendo afectar su productividad y la confianza en la organización.

Defina acciones, responsables y roles. Durante un proceso de cambio las personas necesitan identificar sus nuevos procesos y sus líderes. Identifique desde un inicio quién está a cargo, cuál es la estrategia y quiénes son los voceros.

Un mensaje principal y todos los medios disponibles. Recuerde, en toda campaña la frecuencia con que se repite el mensaje permite su recordación. Por ello mantenga los mensajes dentro de un concepto y aproveche los medios, no dude en utilizar medios creativos que abarquen lo visual, lo auditivo en formatos digitales, impresos y presenciales.

Responder a las inquietudes debe ser su prioridad. Ofrezca a sus colaboradores la oportunidad de compartir sus inquietudes, realizar preguntas u ofrecer ideas, porque a mayor involucramiento de los responsables del cambio, menor es la posibilidad de que los hábitos y costumbres entorpezcan los procesos de cambio.

Este listado de acciones, compilado a partir de distintas experiencias, puede serle de utilidad. Recuerde que un programa de comunicación es más efectivo cuando es realizado a la medida de cada necesidad.

 

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