Alcanza el Éxito Organizacional aún en situaciones desafiantes

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Por Luis Ramírez Ramírez, Director para Latinoamérica de Impaq, contacto@impaq.pe, impaq.pe

Los factores externos tantos políticos, tecnológicos, legales, económicos, ambientales  afectan de muchas formas los diferentes niveles en las organizaciones, es por ello, que es clave poder descifrar las consecuencias de dichos impactos y cómo poder actuar de forma tal que los costos sean lo mínimo posible. Por lo general, estos impactos se traducen en efectos imprevistos que generan distorsiones en las actividades planificadas, en los presupuestos, en las rutinas operacionales; a la larga se percibe a la empresa como que si gran parte de su esfuerzo y energía se focaliza a apagar incendios lo que se traduce en costos tangibles e intangibles que son difíciles de medir pero que afectan significativamente los resultados.

Entre los principales efectos que podemos apreciar en las empresas mencionamos los siguientes:

  • Las leyes laborales inciden en la cultura organizacional promoviendo el ausentismo, falta de compromiso e identificación con la organización.
     
  • Cambios tecnológicos que se implantan en las funciones de trabajo, sin cumplir con pasos previos en los procedimientos y manejo del proceso de cambio.
     
  • Sistemas o políticas, que limitan la libertad económica y, en consecuencia, generan más regulaciones burocráticas.
     
  • Impactos en el ambiente, generados por la falta de conciencia organizacional.
     
  • Conflictos entre países por luchas ideológicas, terrorismo u otros factores de poder.
     
  • Fusiones organizacionales que se realizan sin tener en cuenta las reacciones y expectativas del personal.

Las organizaciones deben afrontar estos efectos y practicar ciertos hábitos necesarios para contrarrestar los mismos de forma consistente. Existen ejemplos y experiencias considerables que demuestran cómo se puede alcanzar el éxito organizacional aún ante situaciones desafiantes. Las estrategias claves que se deben implantar para afrontar la incertidumbre y el caos, debido a los factores externos, están enfocadas a la aplicación exitosa de cuatro factores claves.

  1. Contar con una visión compartida del esquema de ejecución ideal:

    Luego de identificar la tendencia de los factores externos, la alta gerencia requiere describir en detalle las expectativas del performance requerido a los diferentes niveles de la organización.  Es responder a cuáles son las prioridades primarias y cómo los equipos interfuncionales van a planificar, coordinar, hacer seguimiento y dar respuesta a los imprevistos que se presenten. La idea es conceptualizar una cultura cross funcional que demuestre el compartir en recursos claves, formas de resolver situaciones y conflictos, cómo establecer sistemas de consecuencias ante conductas no negociables y cómo reconocer los esfuerzos extras por equipo y por equipos interfuncionales.
     

  2. Consolidar las rutinas básicas en los procesos medulares y claves:

    Es importante evitar descuidar y  tomar en cuenta el monitoreo constante a las rutinas de operación, mantenimiento, seguridad, ventas, logística, finanzas y de recursos humanos. Los equipos de trabajo deben ser disciplinados y hasta fanáticos en el cumplimiento de sus rutinas operacionales. Mientras más efectiva es la empresa en la consolidación de sus rutinas básicas, es decir el a, b, c de sus procesos claves será más difícil que la empresa sea afectada por los factores externos. Por ejemplo, si el área de finanzas lleva un control exhaustivo de su proceso de impuestos, tendrá menos probabilidades de ser afectada por multas de las instituciones gubernamentales. Si las rutinas operacionales están contraladas y con un apoyo efectivo los costos de operación estarán controlados.
     

  3. Establecer una cultura de recuperación proactiva:

    La gerencia debe promover una cultura de estar siempre preparados ante las contingencias, no confiarse si los resultados van por buen camino, contar con estrategias de contingencia ante posibles imprevistos. Por ejemplo, los equipos de bomberos están siempre preparados ante las contingencias al contar con los equipos necesarios, la preparación física y emocional requerida para resolver emergencias y salvar vidas. Contar con una cultura de recuperación proactiva es identificar si la empresa cuenta con los repuestos críticos necesarios para evitar fallas operacionales, es realizar reuniones de corta duración para identificar las novedades, métricas, cuellos de botella y cualquier información relevante que apoye la ejecución diaria y el mantener al equipo en la jugada hacia el performance exitoso.
     

  4. Aplicación de sistemas para la práctica del pensamiento crítico y toma de decisiones:

    Los líderes de la organización necesitan promover discusiones productivas sobre los cuellos de botella que obstaculizan el avance de las prioridades  primarias. Es importante que los equipos de trabajo desarrollen la cultura del pensamiento crítico buscando la objetividad de la data y la fuente de información, siendo detallistas en data la cual dan elementos claros para magnificar la situación, buscar opiniones de personal con cierta experticia de cómo proceder ante dichos obstáculos y tomar decisiones con cierta claridad y certeza. Es preferible de que las decisiones sean bien elaboradas, en especial, ante la arremetida impecable de los factores externos. Cualquier decisión que se tome sobre las prioridades primarias que responden a los factores externos pueden ser de alto impacto e incidir de forma significativa en el camino hacia el éxito.

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