Por Melanie Amaya, Cofundadora y CEO de Amayaco
Hoy en día es común escuchar a las personas quejándose por la falta de tiempo y verlas sobrecargadas con múltiples compromisos y tareas. El manejo del tiempo es una habilidad muy importante en el liderazgo, que le permite al líder cumplir con sus obligaciones, apoyar a su equipo y mantener un balance entre su vida laboral y personal.
Para que el líder pueda manejar su tiempo efectivamente necesita aprender a decir no a algunas peticiones y elegir muy bien en qué actividades invertir su energía. Sin embargo, decir no puede ser especialmente difícil, cuando el líder tiene una alta necesidad por agradar a otros, quedar bien, cuidar las relaciones y evitar el conflicto.
No solo es posible decir no sin afectar las relaciones, sino que es necesario si queremos cuidar nuestro balance y enfocarnos en las áreas y metas que son prioritarias.
Para que este proceso sea más fácil hay algunos tips que podemos tener en cuenta:
- Cambiar el chip:
En mi trabajo como coach ejecutiva, acompañando a miles de líderes alrededor del mundo, he descubierto que los líderes que encuentran difícil decir no, suelen creer que si lo hacen se dañará su imagen y la relación con su equipo.
Es importante revisar cuáles son las creencias que se tienen con respecto a decir no, y cómo estas creencias pueden estar afectando a la persona, llevándola a sobrecargarse de actividades, diciendo sí cuando desea decir no, y sintiéndose mal consigo misma.
Ver la inutilidad de las creencias y su impacto en nuestra vida, es un primer paso para adoptar creencias más útiles que nos ayudan a ser el tipo de líderes que deseamos ser.
- Ser consciente de las prioridades y los costos:
Por supuesto que también es importante decir sí y ayudar a otros, pero debe existir un balance entre apoyar a los demás y cuidar de nosotros mismos. Una manera de lograr este balance es establecer prioridades y con base a estas, decidir a qué decir sí y a que decir no.
Adicionalmente, si el líder realmente quiere decir no a una solicitud y le es difícil hacerlo, puede pensar en los costos de decir sí, y cómo afectará el cumplimiento de sus objetivos. Poner límites es necesario para mantener relaciones sanas donde hay un equilibrio entre dar y recibir.
- Comunicarse con empatía:
Una situación común en la que los líderes deben decir no se da cuando un colaborador propone una idea con la que su jefe no está de acuerdo. Si el líder utiliza frases como: no me parece, no estoy de acuerdo, no, pero es probable que su colaborador no se sienta valorado y vea a su líder como alguien que no escucha.
Usar un tipo de comunicación que tenga en cuenta los sentimientos del otro, tendrá un mejor efecto. Se pueden utilizar frases como, por ejemplo: gracias por tu valiosa contribución, me parece muy interesante. Qué tal si en esta situación exploramos esta otra posibilidad.
- Respuestas predeterminadas:
Un líder puede recibir más de 100 emails diarios, que incluyen solicitudes a participar en diversas actividades. Una forma de optimizar el tiempo y decir no, manteniendo buenas relaciones, es utilizar plantillas con respuestas predeterminadas, por ejemplo: “Gracias por esta maravillosa invitación, me encantaría poder participar.
Desafortunadamente en este momento tengo mi agenda totalmente comprometida y no me es posible. Si más adelante se abren espacios en mi agenda les avisaré, o si desean les puedo sugerir otras personas interesadas en participar. Les deseo todos los éxitos en la actividad”. De esta forma cada vez que el líder recibe una invitación puede utilizar la misma plantilla.
- Proponer alternativas:
Tomarse el tiempo de responder a las solicitudes es importante, así sea para decir no. Si dejamos una solicitud sin responder es posible que la otra persona se sienta ignorada y no valorada.
En ocasiones el no puede venir acompañado de una nueva propuesta, donde en vez de cargarse con las responsabilidades del otro, se empodera a la persona, por ejemplo: “Me encantaría poder apoyarte, gracias por confiar en mí. Te propongo algo diferente, en vez de buscar la información por ti, te explico donde puedes buscarla y así ya sabes dónde encontrarla cada vez que la necesites”.
Como dice el proverbio “regala un pescado a un hombre y le darás alimento para un día, enséñale a pescar y lo alimentarás para el resto de su vida”.
- Utilizar el calendario:
Posiblemente será más fácil decir no, si el líder realmente se ve comprometido con otras actividades. Una forma de hacerlo es agendar las tareas y proyectos en el calendario, asegurándose de dejar tiempo para lo que es prioritario, delegando lo que otros pueden hacer y reservando espacios para apoyar a los colaboradores cuando lo necesiten. El rol del líder es servir a otros, sin olvidar que para apoyar a los demás debe asegurarse de cuidarse a sí mismo.
- Negociar tiempos:
Puede ser difícil decir no al jefe. En estos casos es útil negociar tiempos y prioridades. Por ejemplo, podemos responder algo como: Me encantaría hacerme cargo de este nuevo proyecto y considero que para realizar un excelente trabajo necesitaría dedicarme a él por 4 semanas. En este momento estoy trabajando en la actividad Z que me tomará 2 semanas más ¿Quieres que pause Z por 4 semanas para dedicarme al nuevo proyecto?
