10 consejos para desarrollar con éxito la dirección de un proyecto de e-learning

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Por Mónica Gutiérrez Ortega, investigadora y consultora en formación corporativa y gestión del conocimiento de la Universitat Oberta de Catalunya (UOC) 

Claves, premisas y sugerencias para gestionar eficazmente iniciativas de formación virtual. 10 consejos vitales para liderar adecuadamente procesos de capacitación online.

El desarrollo de proyectos de e-learning en las organizaciones conlleva procesos de análisis, diseño, planificación e implementación que van mucho más allá de los aspectos meramente formativos lo cual va a hacer que la dirección de una iniciativa de esta naturaleza conlleve articular múltiples matices que van a hacer que el producto final tenga un sintonía optima con la organización que lo va a poner en marcha y con las personas que forman parte de ella.

Un proyecto de e-learning exitoso debe partir de una premisa clave, promover el cambio, la innovación y la mejora en la organización. Por ello, como nos señala Drucker (2000), no debemos confundir novedad con innovación. Mientras las novedades nos sorprenden, nos divierten y nos entretienen, la innovación conlleva crear valor para la organización. Los proyectos de e-learning deben ser capaces de promover transformaciones en los procesos organizativos y crear organizaciones más competitivas, ágiles y eficaces.

Una vez que nuestro objetivo es claro, debemos alinear el proyecto de e-learning con la estrategia de la organización, no podemos poner en marcha una acción de este tipo sin conocer en qué áreas precisa apoyo la organización, sobre qué aspectos debemos construir el nuevo conocimiento o qué aspectos debe promover el proyecto para que cambien determinados matices. Es fundamental conocer los objetivos y los valores de la organización para que el proyecto de e-learning pueda alcanzar los resultados esperados.

Una vez que el proyecto está alineado con la estrategia de la organización, precisa tener el apoyo de la dirección. Un proyecto de e-learning que tiene como objetivo crear valor necesita un liderazgo muy marcado que asegure que la apuesta de la entidad por el cambio no presenta lugar a dudas. El equipo que ponga en marcha el proyecto necesita contar con este apoyo en las diferentes fases del proceso, tanto desde los primeros momentos en el diseño como, posteriormente, en la implementación del mismo.

Un proyecto de e-learning que tenga por objetivo la innovación deliberada y sistemática deberá realizar un análisis de la situación actual respecto a la situación ideal donde se deberá llegar. Es fundamental observar, indagar, escuchar, tener en cuenta a las personas, porque no debemos olvidar que ellas van a ser el motor del cambio que queremos promover.

Conocido el escenario organizativo y de aprendizaje donde se mueve el proyecto es clave diseñar una estrategia de e-learning adecuada a las necesidades detectadas, a las expectativas y a los valores de la organización. El éxito del proyecto estará marcado por la línea de actuación que definamos teniendo en cuenta las posibilidades existentes. Muchas veces el éxito radica en la sencillez de la propuesta, en el ajuste al escenario y en la especificidad de las acciones a realizar.

Diseñada la estrategia otro aspecto clave para alcanzar el éxito es involucrar a toda la organización en el desarrollo del proyecto. La colaboración, las alianzas estratégicas, el compartir la visión del alcance del proyecto serán fundamentales para que la posterior implantación en la organización logre los resultados esperados. El esfuerzo compartido será la clave para lograr el aprendizaje, el cambio y la innovación.

Una vez que el proyecto de e-learning está en fase de diseño, la dirección del mismo tiene una tarea fundamental: evitar que la tecnología deslumbre al proyecto y a los objetivos que se pretenden. Una pérdida del norte en este sentido puede hacer que no lleguemos a las personas clave del proyecto, las personas que deben aprender o desaprender con él, las personas que están involucradas en el proceso de cambio, en definitiva, a las personas que promoverán la innovación en la organización. Un ajuste del enfoque tecnológico a las necesidades y a las posibilidades organizativas y personales es fundamental para alcanzar el éxito.

Todo proyecto conlleva riesgos, es inevitable. Estos riesgos, están presentes en la elaboración de la propuesta inicial, o cuando hay un cambio en el alcance, o en hitos determinados o en las decisiones importantes. Una de las claves del éxito de los proyectos de e-learning consiste en estar preparados para gestionar los riesgos de forma eficiente a lo largo de la vida del proyecto, ignorarlos no servirá de nada, sino todo lo contrario. Una gestión eficiente de los mismos puede hacer que, incluso, el proyecto salga fortalecido.

Otro aspecto clave a destacar y que habitualmente no tenemos en cuenta, es la necesidad de desarrollar actividades de comunicación a lo largo de todo el proyecto. Desde la dirección se debe comunicar a todas las personas involucradas, la evolución y los resultados que se están obteniendo, los problemas con los que nos estamos encontrando y los avances que se están realizando. La implicación del equipo y de la organización dependerá, en muchas ocasiones, de cómo seamos capaces de comunicar el proceso de acercamiento hacia el objetivo.

Como hemos visto, muchos son los aspectos a tener en cuenta en un proyecto de e-learning. 

Por una parte están los organizativos, los que parten de la entidad que va a implementar posteriormente el proyecto, que van desde su forma de enfocar el futuro, hasta los aspectos culturales y sociales propios del día a día. Por otra parte, están los pedagógicos, un proyecto de e-learning conlleva un proceso de ingeniería del aprendizaje en el que es crucial tener conocimientos sólidos sobre los procesos socio-cognitivos y los procesos y entornos de enseñanza-aprendizaje mediados por las TIC, para poder definir el alcance del proyecto adecuado a los objetivos de la organización. Y, finalmente, debemos tener en cuenta aspectos propios de la dirección de proyectos, que van desde la necesidad de realizar un adecuado seguimiento y control de los procesos, a la gestión adecuada de los equipos que participan en él.

Por todo ello, un último factor clave a señalar para el éxito de un proyecto de e-learning es confiar la dirección del proyecto a una persona o equipo con una visión global del e-learning, es decir, que aúne las competencias organizativas, pedagógicas, tecnológicas y personales necesarias para alcanzar los objetivos establecidos. Si no existe una visión integrada de estos aspectos, el impacto de las acciones a llevar a cabo sobre la organización se verá seriamente comprometido. La dirección de un proyecto de e-learning, por tanto, deberá ser dirigido por una persona o equipo capaz de reinventar la formación para adaptarla al contexto organizativo, tecnológico y personal en el que se mueve cada proyecto.

 

Artículo publicado en americalearningmedia.com

 

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