Las ventajas de celebrar contratos de trabajo por escrito

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Por Rossanna Reid, abogada del Area Laboral de CASAHIERRO Abogados

El contrato de trabajo es el acuerdo voluntario entre trabajador y empleador, en virtud del cual el primero se obliga a poner a disposición del segundo su propio trabajo, a cambio de una remuneración.

En términos generales, el contrato de trabajo da origen a un vínculo laboral, el cual genera y regula un conjunto de derechos y obligaciones para las partes, así como las condiciones dentro de las cuales se desarrollará dicha relación laboral.

Ahora bien, en cuanto a la formalidad que debe tener el contrato de trabajo, tenemos por un lado el contrato de trabajo a plazo indeterminado (no sujeto a plazo fijo), el cual puede celebrarse por escrito o en forma verbal; y, por el otro lado, encontramos los contratos sujetos a modalidad (a plazo determinado) y otros de carácter especial que se celebran en los supuestos y con los requisitos legalmente establecidos, los cuales deben necesariamente constar por escrito y ser registrados ante la Autoridad Administrativa de Trabajo para adquirir validez legal.

De acuerdo con la legislación nacional, específicamente lo dispuesto por el artículo 4° del Texto Único Ordenado de la Ley de Productividad y Competitividad Laboral, aprobado por Decreto Supremo N° 003-97-TR, en toda prestación personal de servicios remunerados y subordinados, se presume la existencia de un contrato de trabajo a plazo indeterminado.

Ahora bien, es cierto que al contratar a un trabajador a plazo indeterminado nos olvidamos de elaborar un contrato de trabajo y simplemente lo incorporamos en la planilla de la Compañía; sin embargo, la experiencia nos demuestra que en la gran mayoría de casos los más recomendable es plasmar las condiciones de este acuerdo verbal en el respectivo contrato de trabajo.

A continuación, esbozaremos un breve detalle de aquellos puntos por los cuales resulta conveniente para la Compañía celebrar contratos de trabajo indeterminados por escrito:

  1. Al celebrar el contrato de trabajo por escrito el empleador debería utilizar este documento como herramienta para supervisar y ejercer su poder de dirección; así tenemos que el contrato de trabajo podrá contener de manera enunciativa mas no limitativa las obligaciones y funciones específicas del trabajador, las mismas que regirán el desempeño de sus labores para la Compañía.

El beneficio de consignar ello en este documento se presenta ante el incumplimiento de obligaciones del trabajador, pues al establecerse por escrito sus deberes, en caso de incumplimiento el trabajador incurriría en falta grave, la cual podrá ser sancionada por el empleador de manera verbal, escrita o incluso con el despido.

  1. De la misma manera, el contrato de trabajo celebrado por escrito permite al empleador consignar determinadas cláusulas especiales que regulen situaciones no previstas o contempladas legalmente; tales como: acuerdos de confidenciales, exclusividad, no competencia, no captación, entre otras.

En tal sentido, no solo es recomendable plasmar por escrito las especiales condiciones u obligaciones generadas por cada vínculo laboral en particular, sino que además se debe dejar constancia de las consecuencias legales, laborales e incluso penales que podría acarrear su incumplimiento.

  1. De otra parte, tenemos el caso del personal calificado como de dirección y confianza, a quienes, por las especiales responsabilidades inherentes a su cargo, se les debe comunicar por escrito que ocupan puestos de dirección y de confianza y que sus cargos han sido calificados como tales.

Asimismo, continuando con los trabajadores de dirección y de confianza, tenemos que, si bien la regla general es que el período de prueba de todo trabajador se extiende hasta tres (3) meses posteriores al inicio del vínculo laboral, existen casos en que las partes pueden pactar un término mayor en tanto las labores requieran de un período de capacitación o adaptación o que por su naturaleza o grado de responsabilidad tal prolongación pueda resultar justificada. Siendo así, la ampliación del período de prueba debe constar por escrito y no podrá exceder, en conjunto con el período inicial, de seis (6) meses en el caso de trabajadores calificados o de confianza y de un (1) año en el caso de personal de dirección.

Por tanto, en los casos de contratación de personal de dirección y confianza en que el empleador considere pertinente ampliar el período de prueba, es recomendable establecer esta situación en el contrato de trabajo respectivo.

  1. Otro punto importante a tener en consideración en determinados contratos de trabajo es aquel relacionado a los trabajadores excluidos de la jornada máxima de trabajo. Así, tenemos que se encuentran excluidos de la jornada máxima los siguientes trabajadores: i) De dirección; ii) Los que no se encuentran sujetos a fiscalización inmediata; iii) Aquellos que prestan servicios intermitentes de espera, vigilancia o custodia; y, iv) De confianza, siempre que no estén sujetos a un control efectivo del tiempo de trabajo.

Mientras que en el caso de los trabajadores de dirección la exoneración de la jornada máxima es automática, en los demás casos es el empleador quien determinada ello, por lo que consideramos será recomendable contemplar esta especial condición de trabajo en el respectivo contrato, dejando expresamente consignado que a determinados trabajadores, al estar excluidos de la jornada máxima no les corresponde el pago por trabajo en sobretiempo.

  1. Conforme dispone el artículo 35° de la Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo, Ley N° 29783, forman parte de las responsabilidades del empleador dentro del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, expresamente, “Adjuntar al contrato de trabajo la descripción de las recomendaciones de seguridad y salud en el trabajo”.

En tal sentido, el empleador podrá cumplir con la obligación antes señalada incorporando en el contrato una cláusula con dichas recomendaciones.

  1. Otro punto a tener en cuenta es aquel relacionado a la obligación de todo aquel que tenga una base de datos personales de contar con una autorización (verbal o escrita) previa en caso de transferir o proporcionar dicha información a terceros.

Dentro de este contexto, tenemos que las planillas y cualquier otro medio por el cual el empleador almacene información de sus trabajadores constituyen una Base de Datos, de acuerdo con la definición contenida en la Ley de Protección de Datos Personales, Ley N° 29733, razón por la cual el empleador tiene la obligación de guardar confidencialidad respecto de los mismos y sus antecedentes, debiendo en todo momento salvaguardar la información en ella contenida.

En ese sentido, encontramos que el Reglamento de la referida norma, aprobado por Decreto Supremo N° 003-2013-JUS, dispone que el titular del Banco de Datos (en el ámbito laboral, el empleador), para poder dar tratamiento de los datos personales contenidos en ella, deberá obtener previamente el consentimiento de la persona titular de dicha información (el trabajador). En algunos casos este consentimiento podrá ser verbal; sin embargo, existen determinados casos en los cuales será necesario que éste conste por escrito.

Por lo expuesto, somos de la opinión que el hecho de incorporar esta autorización en los contratos de trabajo constituye para el empleador una herramienta que podrá servir en el fututo, como medio probatorio de haber contado previamente con el consentimiento del trabajador para transferir o tratar su información contenida en la Base de Datos, dentro de los parámetros establecidos en la Ley y el Reglamento.

  1. Por último, existen casos en los cuales la Compañía otorga, a algunos trabajadores, determinados beneficios, los cuales, para efectos de la sustentación del gasto en materia tributaria, deben encontrarse acreditados (para cumplir con el principio de fehaciencia).

En tal sentido, resulta recomendable que, en los contratos de trabajo se establezca claramente el pago de los beneficios adicionales a los que se hará acreedor el trabajador bajo determinadas circunstancias; tales como: vivienda, gratificaciones extraordinarias, bonificaciones, comisiones, entre otros.

Finalmente, podemos agregar que lo expuesto en el presente artículo será de utilidad para toda Compañía, pues por un lado estará cumpliendo con las obligaciones legales de consignar determinadas situaciones por escrito, generará mayor seguridad en cuanto a las condiciones de trabajo y de otra parte reducirá la cantidad de papeles incorporados en el file personal de cada trabajador.

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