La planificación de la comunicación, la tarea postergada: planificación tradicional vs. planificación ágil

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Por Lelia Fabiola Zapata Palacios (Perú), Formadora. Socia Fundadora de Talentos Reunidos, Agencia global dedicada la Comunicación Interna 360º

La planificación el legado de Fayol

Gracias al legado de Henry Fayol (1841-1925) considerado el padre de la estructura funcional de la empresa, en la actualidad cada departamento, área o unidad de negocio tienen asignadas tareas de planificación a fin de conseguir unos objetivos, identificando recursos y diseñando las acciones más convenientes para alcanzarlos.

Si todas las áreas planifican para obtener resultados, el responsable de comunicación interna de una organización también debe hacerlo. Precisamente, una de las causas de los fracasos de la comunicación interna reside en la improvisación y en la ausencia de planes.

La agilidad y el cambio en la filosofía de las organizaciones

Desde que en el 2001 se crea el manifiesto ágil aplicado al software la agilidad empezó a incorporarse como parte de la filosofía de muchas organizaciones.

Sin embargo, este tema comenzó a ser prioridad desde el estallido de la pandemia, cuando negocios y organizaciones empiezan a adaptar sus modelos de gestión a los nuevos requerimientos legales y de seguridad que demandaba la Covid-19. En esa digitalización provocada, conceptos como el teletrabajo, los equipos virtuales, las comunidades virtuales, las reuniones por zoom, la formación a distancia, se fueron convirtiendo en parte de la rutina laboral de muchas organizaciones.

La crisis sanitaria mundial trajo muchos cambios los mismos que han sido cuestionados en el Estudio “Cómo el covid está obligando a los CEO a cambiar el diseño de la estructura organizativa”. (IESE 2021)

El plan de comunicación la tarea pendiente en los negocios

El estudio que contó con la participación de más de 2.000 CEOs y  de los primeros ejecutivos de empresas líderes en España concluye afirmando que, aunque los CEOS han tenido que priorizar la salud y seguridad de su gente, los planes de contingencia y la situación financiera otras funciones  han recibido menos atención como por ejemplo: la supervisión de los planes de comunicación.

Es comprensivo este aplazamiento, aunque no menos importante ya que la Comunicación Interna ha sido y es decisiva para crear comunidades digitales y es una responsabilidad clave para que todos los colaboradores caminen hacia una misma dirección, desde un proyecto compartido.

Contar con un plan de comunicación interna permite a todo tipo de organizaciones disponer con antelación de una hoja de ruta con los mensajes, los canales y las acciones de comunicación interna necesarias para paliar la crisis.

Dos formas de planificar: de forma tradicional o de manera ágil

De esta manera, los responsables de comunicación tienen 2 formas diferentes de afrontar la planificación: de forma tradicional o de manera ágil.

 Con el método tradicional crean un plan completo desde la etapa inicial del proyecto, hasta su ejecución; este tipo de planes tienen todo previsto: tareas, recursos, eventos, encuentros con los interesados, calendarios, presupuestos y otros elementos. La entrega del producto es única, al terminar el proyecto. El feedback se realiza al principio y al final de la planificación. Todo lo contrario, ocurre con el plan ágil de comunicación.

¿Qué es el plan ágil de comunicación interna?

El plan ágil de comunicación interna es un documento vivo que varía y se enriquece a medida que avanzan los acontecimientos, ya que se adapta a los cambios que se dan en el entorno interno y externo. Se nutre del feedback que se genera a partir de entregas en lapsos cortos (2, 3 semanas) Desde ese feedback se realizan mejoras, pruebas y adaptaciones.

El plan ágil de comunicación se crea en función de las prioridades de la comunicación interna y de los objetivos a corto plazo de cada negocio. Pone foco en el problema principal que bloquea la comunicación, para resolverlo. Para ello,  sus  responsables de  liderarlo convocan al equipo para abordar el desafío, realizan estimaciones de tiempo y acuerdan la metodología para llevarlo a cabo.

Inmersos en una recuperación post Covid, las empresas que ignoren los planes de comunicación estarán atentando a su sostenibilidad.   

Si te interesa crear un plan ágil de comunicación interna, te invito a inscribirte en el taller gratuito que se celebrará el jueves 18 de noviembre a las 9 hrs. (hora Perú).  Puedes registrarte en este link: https://talentosreunidos.com/taller-plan-agile-ci/

Fuentes del post

IESE, Nuñez Antonio y Huete Luis, Cómo el Covid está cambiando el perfil y la agenda de los CEOS, Madrid, 2020

https://www.antonionunezmartin.com/wp-content/uploads/2020/10/Dosier_estudios_V3_compressed.pdf


Sobre la autora:

Lelia Fabiola Zapata Palacios (Perú), Profesora de Gestión de la Comunicación Interna en la Universidad Nebrija de Madrid. Socia Fundadora de Talentos Reunidos, Agencia de Comunicación Interna. Profesora Visitante en la Universidad de Nacional de Piura, Universidad Particular de Piura y Universidad Particular de Loja (2014) impartiendo seminarios sobre tendencias de la comunicación y perfil del comunicador, trabajando proyectos de vinculación de la comunidad universitaria con la sociedad, a fin de aportar soluciones a la problemática comunitaria. Profesora adjunta en la Universidad Europea de Madrid de Gabinetes de Prensa, Estrategia de RRPP y Comunicación interna.


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