¿Cómo reorganizar tu tiempo?

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Por Santiago Plaza Battistini – Gerente General de Nextplacement y profesor de Liderazgo y Comunicación en USIL

Las preguntas de las entrevistas enfocadas a competencias siempre son dadas para identificar aquellas que la empresa necesita a través del puesto al que uno postula. Dentro de estas preguntas lo puntual es entender que el candidato debe responder de forma clara y adecuada para que sea comprendido en su discurso.

Cuando se pregunta:

“Cuéntame de alguna contingencia que has tenido, ¿Cómo la has manejado? ¿Qué resultados obtuviste?”.

“Platícame de alguna ocasión en que un imprevisto te obligo a reorganizar tu tiempo ¿Cómo actuaste? ¿Cómo distribuiste tus tareas?

“Háblame de un caso donde has tenido dificultades para resolver un problema, ¿Cómo lo manejaste?”.

Lo normal es que se proporcionen ejemplos donde uno tuvo 2 tipos de dificultades. La primera vinculada con el manejo de la inteligencia emocional. Lo segundo es vinculado al manejo de la competencia que debe mostrarse.

Podríamos darle una secuencia lógica de palabras de varios tonos y sabores, pero el modelo es el mismo. Ante una pregunta ambigua, se debe dar una respuesta ambigua. Ante una pregunta donde se solicita un ejemplo, se utiliza un modelo ambiguo y se da el ejemplo. Para este caso, el modelo de la Mano, y lleva su nombre por la forma de la secuencia lógica.

Modelo de la mano

  1. Lo tomo con calma
  2. Evalúo las variables que han llevado a esa situación
  3. Propongo alternativas de solución, pero antes veo si…
  4. Veo el nivel de urgencia
  5. Si es urgente, se ejecuta a la brevedad
  6. Si no es urgente, se coloca en la lista de prioridades
  7. Veo si se puede delegar
  8. Si se puede delegar, bien, lo delego, superviso y asigno la mejor alternativa de solución
  9. Si no se puede delegar y está en mi jerarquía, planifico bien mis tiempo y de acuerdo a la urgencia lo ejecuto.
  10. Si no se puede delegar y no está en mi jerarquía, lo elevo para que se ejecute a la brevedad, le hago seguimiento.

Es un marco de toma de decisiones que en un minuto se responde de forma sencilla, sutil y estructurada. No hay ronda de preguntas incomodas como por ejemplo:

  • ¿Y no has pensado en delegar?
  • ¿Y no has pensado en priorizar?

Utiliza el MODELO: LA MANO y enfatiza en el círculo “I.” donde buscas reorganizar tus tiempos para atender el imprevisto. Lo primero siempre va a ser el identificar el caso, ponerlo sobre la mesa y explicar la situación llevada.

Para dar mayor luz sobre lo teórico, se proponen los siguientes ejemplos de respuesta:

Ejemplo 1:

“Una contingencia que ocurrió fue cuando tuvimos que instalar una infraestructura de telecomunicaciones en una mina, lo cual consideraba llevar 3 containers de materiales y maquinaria pesada para su instalación y coordinar con el equipo técnico y la mina los permisos. La contingencia se dio por un huayco que bloqueó la carretera a la mina y estuvimos parados por 4 días.

Lo tomé con calma, evalué las variables que han llevado a esa situación, y de inmediato me comunique con el cliente explicando el caso, con los actores internos de la empresa para buscar una solución y con los tomadores de decisiones logísticos para ver alternativas de solución. Luego de 12 horas pudimos lograr obtener permisos de tiempos por retrasos a externalidades y recursos para desbloquear la carretera, eso demoró 2 días y con ello pudimos mantener el flujo de la operación a un cliente que nos representa el 35% de la facturación anual. Tuvimos éxito.”

Ejemplo 2:

“Estuvimos finalizando el mes y el cierre contable y tributario, sin embargo se cayó el sistema de información y los sistemas alternativos dejaron de funcionar. Lo tome con calma, evalué todas las variables que han llevado a esa situación, me informe con el área de sistemas, mis jefes, con el área legal y con los stakeholders pertinentes. Como era un escenario donde se tenía que tomar una decisión rápida que no se podía delegar ni elevar, entonces aposte por realizar los registros manuales, contratar a 2 externos contadores 1 2 digitadores para la operación, desarrollamos la data manual completa, y luego cuando subió el sistema se digitó el contenido en equipo. Gracias a esa acción, pudimos evitar tener multas con SUNAT por 200UITs y pienso que es un buen ejemplo”

Ejemplo 3:

“Siempre existen, en mi caso ocurrió que teníamos un evento muy importante del sector y el equipo tenía programado junto con los proveedores desarrollar todo el merchandize y el material gráfico para impulsar la promoción y el marketing relacional. Sin embargo a pocas horas de comenzar el evento, los proveedores de diseño fallaron y también los anfitriones que íbamos a utilizar para el fin.

Lo tome con calma, evalué todas las variables que llevaron a esa situación y me informe con proveedores alternativos,  la negociación con ellos por la premura, el impacto con finanzas en el costo presupuestado y con logística para coordinar todo el sistema de trabajo. Luego de 6 horas pudimos implementar nuestro punto de exhibición en el evento, lo que nos demandó un 15% más del costo presupuestado, pero obtuvimos el impacto proyectado comercial lo cual sopeso y tuvimos éxito.”

Lo que se busca es la capacidad del candidato para poder afrontar situaciones de estrés, que se tenga una estructura, que se cuantifiquen los tiempos y los esfuerzos (costos, procesos entre otros) y se defina una solución manejando un control de las emociones y de la presión.

Lo importante es hacer notar que uno tiene una visión estructurada y abierta de cualquier situación.


Sobre el autor: 
Santiago Plaza Battistini (Perú)
Licenciado en Administración de empresas por USIL, referente del grupo católico TFP – Tradición, Familia y Patrimonio, MBA de ESAN, profesor de Liderazgo y Comunicación en USIL y candidato al Doctorado en Administración con Mención en Dirección Estratégica en la Escuela de Post Grado de USIL. Experiencia en desarrollo de negocios en los sectores de Oil&Gas, E-commerce, Consultoría y Outplacement en empresas locales y trasnacionales de primer nivel.  Gerente General de Nextplacement, miembro de BNI Perú y colaborador activo en Recursos Humanos Tv, Cámara de Comercio Italiana, Broker de Empresas con TYTL a través de la red peruana de negocios, y trabaja con partners de servicios de recursos humanos, BI y Tecnología Educativa.

 

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