¿Cómo enfrentaste una tarea que te demandó esfuerzo?

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Por Santiago Plaza Battistini – Gerente General de Nextplacement y profesor de Liderazgo y Comunicación en USIL

¿cuáles fueron los resultados?

Una pregunta orientada a resultados, y para todos los casos se debe de tener una estructura clave y dirigida al modelo de negocio de la empresa a la cual uno postula. Recordemos que la pregunta tiene 2 focos. El primero es sobre el manejo de la situación en sí misma, es decir, niveles de gestión integrales del plano emocional y lógico. El segundo foco es comunicar el resultado cuantitativo, ya que de nada sirve solo mencionar la buena voluntad o el esfuerzo emocional. Todo tiene valor, todo debe ser cuantificado y esa es la premisa.

La tarea que demandó más esfuerzo es aquella donde se tienen diferentes grupos de interés con los cuales hay que coordinar y que los mismos apoyen en el logro de un objetivo general o particular. Siempre y casi todos los casos de estudio, lo más difícil es cambiar un comportamiento humano, vale decir, hacer que las personas dejen de hacer lo que están acostumbrados hacer y plantear una forma nueva de hacer las cosas. En algunos casos esos cambios son muy esperados, en otros casos es muy complicado generar ese cambio por el sistema de creencias y zonas de confort a los cuales uno debe enfrentarse.

Esto último se da cuando se hacen campañas internas de la empresa, o se realizan procesos de mejora de orden administrativo que vinculan desde la atención al cliente (comercial), el proceso documental y de movidas de documentos/productos (operaciones y logística), el registro de la información (sistemas) y la facturación (administración, finanzas y contabilidad). O también situaciones con clientes, legales, entre otros.

Un ejemplo típico es cuando la gerencia cambia de personal y hay diferentes estilos de gestión, o inclusive sistemas nuevos como SAP que en primera instancia obliga a las personas a adaptarse a la tecnología, y de no tener los skills necesarios podría resultar una alerta en lo laboral y la situación de permanencia.

Se debe aprovechar la oportunidad para explicar un logro específico en un periodo de tiempo versus el periodo anterior. Se podría dar un ejemplo de este tipo:

Algo que me generó demasiado esfuerzo pienso que ha sido cuando tuvimos que implementar un nuevo proceso de control en la empresa para crear indicadores de gestión, y se me dio la responsabilidad de ello.

Me demando mucho esfuerzo porque tuve que lidiar con diferentes grupos de interés. Primero con el área legal para definir los riesgos y responsabilidades al interno y al externo por el puesto que se tiene, luego con el área de sistemas para definir el proceso en el sistema de información y el flujo documental. Luego con el área logística para establecer nueva documentación y registros en el sistema de información para tener la data de forma oportuna. Con el área comercial para tener esa información oportuna y se planifiquen acciones de prioridad de acuerdo al stock o servicio y priorizar ello para el cumplimiento de las cuotas, y así con cada uno incluyendo los clientes para tener feedback y de los proveedores para posteriores negociaciones.

Luego de un periodo de 3 meses pudimos implementar este nuevo sistema de control a modo general en la empresa, y 6 meses luego de esa implementación ya con los indicadores de gestión logramos medir por ejemplo que nuestros costos variables administrativos pudieron reducirse en 5 %, los tiempos de gestión de despachos se redujeron en 15 % del tiempo regular, y la productividad del staff de soporte mejoró en 25 % del tiempo por facilidad de toma de decisiones debido a la información oportuna. Y pienso que es un buen ejemplo.

En otros casos se tiene claro que la empresa no delega esas responsabilidades, y que simplemente es parte del trabajo realizarlas. En otros casos son propuestas que nacen de cada uno de nosotros para mejorar el sistema en el cual nuestro trabajo se desenvuelve. Cualquiera sea el caso, en términos generales algo que nos demanda mucho esfuerzo, sea una tarea, un proyecto o un proceso, debemos demostrar que lo tomamos como un reto, que ha sido demandante, ambicioso, tomarlo como propio y que requirió compromiso, estabilidad, permanencia y fortaleza. Además, todo genera valor, y el mejor ejemplo es dar a conocer que tenemos claro que lo realizado está cuantificado, tiene un propósito y que esa es la orientación para el negocio.


Sobre el autor: 
Santiago Plaza Battistini (Perú)
Licenciado en Administración de empresas por USIL, referente del grupo católico TFP – Tradición, Familia y Patrimonio, MBA de ESAN, profesor de Liderazgo y Comunicación en USIL y candidato al Doctorado en Administración con Mención en Dirección Estratégica en la Escuela de Post Grado de USIL. Experiencia en desarrollo de negocios en los sectores de Oil&Gas, E-commerce, Consultoría y Outplacement en empresas locales y trasnacionales de primer nivel.  Gerente General de Nextplacement, miembro de BNI Perú y colaborador activo en Recursos Humanos Tv, Cámara de Comercio Italiana, Broker de Empresas con TYTL a través de la red peruana de negocios, y trabaja con partners de servicios de recursos humanos, BI y Tecnología Educativa.

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