Líder, ¡Ponle RITMO a tus reuniones!

29 Abril, 2018
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Por Manuel Celi – Coach Ontológico y Ejecutivo, Socio de A-COACH.PE expertos en desarrollo y transformación personal

La semana pasada asistí invitado a un comité convocado por uno de los líderes de una organización que necesitaba oír opiniones de expertos de diferentes especialidades para resolver algunos vacíos de planeamiento de un proyecto estratégico.

Asistí a la invitación con ciertos reparos porque, aunque conozco a la organización, lo único que sabía de la reunión era la hora de la convocatoria.

La reunión inició con un video genérico que todos conocíamos y que pretendía mostrarnos del espíritu del proyecto. A partir de allí los comentarios. Como imaginé que iba a suceder, la reunión estuvo llena de comentarios no relacionados entre sí de personas que no teníamos el mismo nivel de información de los aspectos ya resueltos del proyecto ni de sus vacíos, razón de nuestra presencia.

La reunión empezó sin propósito definido y terminó sin conclusiones. Considero que fue una reunión inútil para el organizador y frustrante para los expertos invitados.

Cuento esta experiencia reciente sólo para preguntarnos cuántas horas pasamos en reuniones estériles cada semana.

En algunas organizaciones, la reunionitis es una tradición que nadie cuestiona.

Pero, ¿no es acaso la obligación del líder buscar el mejor aprovechamiento del tiempo de los miembros de su equipo? ¿Buscar su productividad? ¿No es el líder quien entrena a su equipo para hacer reuniones productivas?

Seguramente estamos familiarizados con la Matriz de Gestión del Tiempo de Stephen Covey, pero, en las reuniones de equipo, ¿por qué no tomamos los conceptos de urgente, importante, no-importante, no-urgente para enfocarnos en los temas que necesitamos abordar sin perder 40 a 50% del tiempo en divagaciones?

Pensado en reuniones satisfactorias, propongo para los líderes el uso del RITMO en sus reuniones:

  • R de regularidad. Sí, hay urgencias, pero haciendo reuniones periódicas, en día y hora pre-establecidas, seguramente se van a anticipar problemas y desactivar emergencias.
  • I de intención. Las reuniones, regulares o especiales, presenciales o virtuales, deben tener un propósito, un objetivo declarado. No serán reuniones de amigos.
  • T de tiempo. De nuevo, si son las reuniones de los lunes, por ejemplo, deben empezar a la hora. Todos deben llegar puntuales sin excepción. Hoy se hacen muchas reuniones virtuales y uno constata que personas conectándose desde su escritorio llegan tarde. Es trabajo del líder imprimir el concepto del valor del tiempo.
    Y la puntualidad es para empezar pero también aplica para terminar la reunión.
  • M de modales. Llegar tarde es una falta de respeto. Imponer sus ideas a la fuerza también. Interrumpir lo mismo. Chatear o mirar mensajes es robar tiempo de la reunión y es como no estar presente. El líder debe cultivar empatía, aprecio y valoración por las opiniones de otros.
  • O de objetivo cumplido. Cada reunión debe terminar con una minuta y plan de acción.

El líder tiene que lograr que su equipo se sienta ejecutando la Misión de la empresa después de cada reunión.

Motiva el espíritu de excelencia entre los miembros de tu equipo a través de reuniones bien planeadas y dirigidas con autoridad.

Haz que todos sientan logro y orgullo de trabajar contigo.

¡Ponle ritmo a tu liderazgo!


Sobre el autor

Por Manuel Celi Vidal – Coach Ontológico Empresarial para directivos y ejecutivos. Empresario con más de 40 años de experiencia en negocios de servicios logísticos y comerciales innovadores como proveedor estratégico de grandes empresas locales y de países andinos. En 2014, Manuel fundó A-COACH.PE, organización que brinda servicio a personas y organizaciones exitosas en sus procesos de cambio.

 

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