La gestión de la información

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Por Lelia Fabiola Zapata Palacios (Perú) – Formadora. Socia Fundadora de Talentos Reunidos, Agencia global dedicada la Comunicación Interna 360º

Los correos electrónicos de las áreas de comunicación interna están rebosantes de documentos adjuntos, proyectos, recordatorios que necesitan gestionarse, ya que la información es la antesala de la gestión del conocimiento.

El responsable de comunicación interna necesita comunicar siempre, atendiendo las expectativas de sus diferentes audiencias. Son diferentes las demandas, algunas áreas requieren para la toma de decisiones información actual, datos sobre la liquidez empresarial; otros departamentos demandan con urgencia conocer las tendencias del mercado, saber la efectividad de sus productos situados en el mercado, sus costos de producción, ganancias… y así nos encontramos con diferentes necesidades y urgencias informativas.

3 consejos para gestionar la información en la empresa

#1 La información debe estar al servicio de los objetivos y prioridades del negocio

Ante la avalancha de información que nos abruma, conviene gestionarla desde un orden y con criterios de actualidad e importancia. De esta manera, la información que circula y el conocimiento que se comparte en la empresa servirá a los objetivos del negocio, a unas necesidades puntuales y actuales.

Así, por ejemplo, si la empresa ha iniciado un proyecto de responsabilidad social corporativa, tendrá que solicitar información a diferentes departamentos, para editar una memoria de sostenibilidad.  A la vez, se encontrará ante la necesidad de comunicar con sus públicos de interés todas las actividades que se realizan en RSC.

#2 Es necesario, dedicar unas horas al día, a organizar y gestionar la información

Aunque la mayoría de empresas disponen de un software documental donde se almacena la información, corresponde al profesional responsable del área de comunicación interna comunicar al personal las novedades y para ello, asume las siguientes responsabilidades:

  • Seleccionar, valorar y clasificar la información relevante
  • Tener en cuenta el perfil de las audiencias y sus temáticas de interés.
  • Determinar el tratamiento informativo que puede tener: noticia, post, artículo, entrevista…
  • Elegir el canal más adecuado para su difusión.
  • Incorporar algún elemento visual o audiovisual que garantice su impacto.
  • Oportunidad de la publicación del contenido
  • Promocionar la información
  • Realizar métricas de su impacto

#3 Hay que decidir según las audiencias, el contenido de los mensajes

El orden y la organización de la temática informativa es para el responsable de comunicación interna, una prioridad, por ello es conveniente que organice la información teniendo en cuenta:

  • Qué se va a comunicar
  • Cuándo
  • Quién va a comunicar
  • A quién y a través de qué canal
  • Cómo se va a comunicar.
  • Cuándo se va a medir su impacto

Conclusión:

La información si está bien gestionada y es actual, oportuna y de calidad, se convierte en un valor añadido, indispensable para la toma de decisiones, que sirve a su vez, para promover equipos de trabajo y colaboradores actualizados y eficientes.


Sobre la autora:

Lelia-200x200Lelia Fabiola Zapata Palacios (Perú), Profesora Asociada de la Universidad Complutense de Madrid. Socia Fundadora de Talentos Reunidos, Agencia de Comunicación Interna. Profesora Visitante en la Universidad de Nacional de Piura, Universidad Particular de Piura y Universidad Particular de Loja (2014) impartiendo seminarios sobre tendencias de la comunicación y perfil del comunicador, trabajando proyectos de vinculación de la comunidad universitaria con la sociedad, a fin de aportar soluciones a la problemática comunitaria. Profesora adjunta en la Universidad Europea de Madrid de Gabinetes de Prensa, Estrategia de RRPP y Comunicación interna.

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